Planificateur des activités de la haute direction

Résumé des fonctions

La personne retenue saura travailler d’une manière indépendante tout en faisant partie d’une équipe.  La priorité de l’équipe est de fournir un appui efficient et efficace au Conseil des gouverneurs et au CHD.  Il incombe à la planificatrice des activités de la haute direction et du conseil de veiller à l’exécution de toutes les tâches administratives et logistiques assurant le déroulement sans heurt des évènements auxquels assistent les membres du Conseil et du CHD.  Le Conseil est composé de 21 membres qui se rencontrent au moins trois fois par année en personne, et les membres des comités du Conseil tiennent au moins 10 réunions par année par téléconférence.  Le CHD est composé de 17 membres de la haute direction qui tiennent des réunions par téléconférence ainsi que des réunions en personne deux fois par mois.

La planificatrice des activités de la haute direction etu du Conseil fait partie de la haute direction de l’équipe de sutien du BSCJ; on lui demandera fréquemment de formuler des commentaires et des conseils sur l’efficacité de la gestion de la section.

Le travail de la planificatrice des activités de la haute direction et du Conseil influe sur les activités du Conseil des gouverneurs et ses comités ainsi que sur celles du Comité de la haute direction.  Des erreurs imprévues ou non anticipées pourraient compromettre le déroulement sans heurt des réunions. Par exemple, des renseignements flous ou inexacts pourraient engendrer de la confusion et retarder la prise d’une décision.  Ces conséquences pourraient mettre dans l’embarras le président du Conseil, le président du Centre ainsi que la secrétaire et conseillère juridique.

Tâches ou responsabilités principales

Planifier, gérer et coordonner les activités administratives et opérationnelles liées aux réunions du Conseil, des comités du Conseil et du CHD:

Prévoir les réunions du Conseil, des comités du Conseil et du CHD:

  • Tenir compte de la disponibilité des membres, des dates de réunions d’autres comités du Centre et d’activités importante ayant lieu au Centre, des jours fériés internationaux et internes auxquels ont droit les membres du Conseil et les directeurs régionaux ainsi que les périodes de congés annuels.

Préparer les ébauches des ordres du jour des réunions du Conseil, des comités du Conseil et du CHD aux fins de discussion et de recommandations auprès de la secrétaire et conseillère juridique:

  • Concevoir et tenir à jour un système de suivi fiable sur les sujets de discussion abordés par le CHD aux fins de délibération par le Conseil, ainsi que les sujets abordés par le Conseil et ses comités;
  • Évaluer les délais et les questions relatives à la documentation (p. ex. le format et la présentation des documents, les échéanciers, etc.) de concert avec les présentateurs; et
  • Diffuser les horaires et les ordres du jour finaux aux membres du CHD et aux présidents des comités.

Planifier, gérer et coordonner l’organisation des réunions du Conseil, des comités du Conseil et du CHD afin d’assurer une prestation de services de haute qualité et le déroulement sans heurt des réunions:

  • Effectuer les réservations d’installations et de matériel nécessaires et veiller à leur préparation et à leur fonctionnalité;
  • Veiller à ce que les services à l’interne (la DGTI, les Services de conférence et de restauration, les Services de traduction et les Services administratifs) et les services externes (nos fournisseurs de services interurbains, os techniciens et nos interprètes) satisfassent aux exigences en matière de services;
  • Assurer l’organisation logistique adéquate des réunions du Conseil et du CHD; et
  • Prêter main-forte aux présentateurs en les aidants à répéter leur exposé.

Participer aux réunions du Conseil afin d’assurer le déroulement sans heurt des délibérations:

  • Fournir une aide à la secrétaire et conseillère juridique, s’il y a lieu;
  • Prendre des notes administratives et logistiques au cours des réunions;
  • Fournir une aide aux membres du conseil et du CHD;
  • Informer les techniciens et les interprètes des exigences en matière de services et les conditions des réunions avant et pendant les réunions;
  • Réagir rapidement, efficacement et avec créativité aux imprévus qui pourraient survenir au cours des réunions;
  • Faire en sorte que les gouverneurs aient accès aux services de secrétariat pendant leur passage au Centre; et
  • Prendre les mesures nécessaires pour transmettre la documentation du Conseil et tout autre document aux gouverneurs après la réunion.

Communiquer les renseignements internes et tous les renseignements relatifs au Conseil, aux comités du Conseil et au CHD à ces derniers:

Transmettre les renseignements et les documents pertinents aux membres du Conseil, des comités du Conseil et du CHD dans des délais raisonnables aux fins d’évaluation et de décisions :

  • Acheminer adéquatement les tâches à effectuer, établir l’ordre de priorité des demandes, établir des systèmes de surveillance et de suivi et les tenir à jour;
  • Déterminer, mettre en œuvre, faire le suivi et recommander des moyens d’assurer la diffusion efficace et complète des documents internes pour un déroulement efficient des réunions;
  • Aviser les membres des comités et le personnel des délais et des procédures de présentation de documents;
  • Informer la DGTI des exigences liées aux réunions du Conseil, des comités du Conseil et du CHD;
  • Veiller au maintien de la communication électronique auprès des membres du Conseil, des comités du Conseil et du CHD;
  • Administrer la liste de diffusion Lyris du CHD, c’est-à-dire supprimer les anciens abonnés, ajouter les nouveaux, effectuer des recherches dans les message archivés et les pièces jointes, assurer un suivi auprès des destinataires de messages non transmis et informer les abonnés des changements relatifs à la configuration du système;
  • Faire le suivi de l’organisation logistique durant les périodes de préparation du Conseil et du CHD;
  • Assurer la traduction continue des communications destinées aux gouverneurs francophones;
  • Superviser le processus de traduction afin d’assurer l’accessibilité des documents internes dans les deux langues officielles;
  • Passer en revue les traductions des documents à des fins de clarté et d’exhaustivité; et
  • Faire le suivi de la livraison des documents dans des délais raisonnables.

Communiquer régulièrement et directement au sein du CRDI, avec les membres de la direction et le personnel, ainsi qu’à l’extérieur, auprès des gouverneurs, des représentants gouvernementaux (c.-à-d. le Bureau du Conseil privé, le Bureau du vérificateur général, le Bureau du conseiller en éthique, le Bureau du ministre des Affaires étrangères et le Bureau du président de l’ACDI) et d’autres organisations:

  • Établir et entretenir d’étroites relations de travail afin de gagner confiance et crédibilité auprès des intervenants et de conserver ces atouts;
  • Offrir, éclaircir, préciser et obtenir des renseignements; et
  • Discuter des demandes et des requêtes relatives aux questions administratives et logistiques se rapportant au Conseil, aux comités du Conseil et au CHD et y répondre.

Conseiller la secrétaire et conseillère juridique sur la gestion efficace des renseignements découlant des délibérations et des activités du Conseil, des comités du Conseil et du CHD:

  • Participer à la rédaction des procès-verbaux;
  • Préparer le document final des résolutions du Conseil;
  • Faire le suivi du processus d’évaluation et d’approbation des documents du Conseil et du CHD rédigés par la secrétaire et conseillère juridique;
  • Assurer la traduction des procès-verbaux et leur diffusion à l’intention du personnel;
  • Modifier ou réviser certains documents tels les lignes directrices, les procédures, les documents d’information et la correspondance; et
  • Anticiper tout problème ou conflit concernant le contenu ou l’exactitude des procès-verbaux et appuyer la secrétaire et conseillère juridique dans la résolution de ces problèmes ou conflits.

Élaborer et tenir à jour un système de classement électronique et physique efficient pour répertorier les documents du Conseil et du CHD afin de préserver le registre des documents du CRDI:

  • Respecter les normes du Centre ainsi que les normes gouvernementales en matière de gestion des dossiers et des documents; et
  • Adopter et utiliser les nouvelles technologies disponibles.

Soutenir la secrétaire et conseillère juridique dans ses fonctions dans le but d’appuyer le Conseil, les comités du Conseil et le CHD:

A l’intention de la secrétaire et conseillère juridique, appuyer et recommander divers moyens d’assurer une prestation de services efficiente et efficace aux membres du Conseil et au CHD:

  • Amorcer des tâches de recherche ou d’enquête;
  • Obtenir, compiler et extraire des renseignements des dossiers, de publications, d’internet, des bases de données du Centre et d’autres sources afin de préparer de la documentation;
  • Formuler des recommandations après avoir localisé, recueilli, passé en revue et analysé des renseignements provenant de diverses sources internes et externes concernant l’organisation des réunions, les décisions du Conseil, des comités du Conseil et du CHD, le mandat des gouverneurs et les procédures du gouvernement, du Centre et de la Section; et
  • Informer la secrétaire et conseillère juridique de tout problème prévisible.

Superviser directement le travail du personnel occasionnel afin d’assurer la qualité supérieure de la prestation des services:

  • Planifier les travaux, donner des directives, établir des priorités, faire le suivi du travail en cours et vérifier les résultats.

S’occuper de l’orientation du nouveau personnel participant aux réunions et aux processus de travail du Conseil et du CHD:

  • Rencontrer les nouveaux employés et leur fournir des renseignements sur les sites Web, les réunions, les documents et les procédures du Conseil, des comités du Conseil et du CHD et répondre à leurs questions à cet égard; et
  • Fournir au nouveau personnel des documents d’information.

Veiller à ce que la qualité des services fournis aux membres du Conseil et au CHD par le BSCJ satisfasse aux exigences:

  • Travailler en étroite collaboration avec la secrétaire et conseillère juridique ainsi qu’avec son adjointe ou son adjoint à l’élaboration de plans de travail, d’objectifs et de normes de services chaque trimestre; et
  • Passer en revue les procédures et les méthodes de travail afin de s’assurer qu’elles répondent aux besoins des utilisateurs.

Fournir des conseils et des recommandations sur les projets de budget annuel du BSCJ.

Interpréter les directives financières du Centre (vous serez doté d’un pouvoir de signature allant jusqu’à 2 000$), passer en revue et approuver les achats et les factures aux fins de paiement.

Contribuer aux documents d’information à l’intention des nouveaux gouverneurs afin de faciliter l’intégration des nouveaux membres du Conseil en travaillant à leur version française.

Encadrement

Encadrement direct: Planifier les travaux, donner des directives, établir les priorités, surveiller le travail en cours et vérifier les résultats.

Encadrement indirect: Informer les Services de conférence et de restauration, les Services administratifs, les Services de traduction de la DGTI des exigences du Conseil et du CHD et offrir une aide et des conseils aux agents de recherche, aud adjoints administratifs et aux adjoints de direction du Centre (y compris les bureaux régionaux) quand aux procédures de présentation de documents et de prise de décisions du Conseil et du CHD.