Gestionnaire, Opérations locales (h/f)

Résumé des fonctions

Relevant du contrôleur, Opérations régionales, le gestionnaire, Opérations locales joue un rôle clé dans la gestion efficace et efficiente du Bureau régional, en soutien au directeur régional. Le titulaire seconde le contrôleur, Opérations régionales dans l'exécution des opérations financières locales, facilite et supervise les activités d'approvisionnement et assure la liaison avec le Bureau de services et le gestionnaire, Centre de ressources en matière d'information, afin de veiller à ce que les fournisseurs de services de TI locaux dispensent les services requis par le Bureau de services.

La gestion des employés recrutés sur place (ERP) incombant aux superviseurs de chaque ERP, le gestionnaire assure la coordination de certaines activités de gestion des ressources humaines relatives aux horaires et à la présence du personnel ainsi qu'à la paie (qui est administrée par un fournisseur de services local). Selon les règlements locaux en vigueur, le gestionnaire prépare les déclarations de revenus ainsi que tout autre rapport exigé par la loi et les présente aux autorités concernées après avoir reçu l'autorisation du contrôleur, Opérations régionales.

Le gestionnaire, Opérations locales travaille en étroite collaboration avec le directeur régional, le contrôleur, Opérations régionales et le Bureau de services en plus d'assurer la liaison avec divers fournisseurs de services locaux, dans l'optique de veiller au bon déroulement des opérations au sein du Bureau régional.

Tâches et responsabilités principales

Administration des bureaux régionaux

Le titulaire veille à ce que les opérations administratives des bureaux régionaux soient menées conformément aux politiques et aux méthodes du CRDI, en tenant dûment compte des lois et des règlements locaux en vigueur. Le gestionnaire doit assurer la coordination de tous les services administratifs requis dans le cadre des opérations normales du bureau; cela exclut, entre autres, les services de technologies de l'information et l'administration des subventions, qui sont administrés de façon centralisée ou coordonnés depuis le bureau d'Ottawa. L'étendue des tâches du titulaire comprend les services d'approvisionnement, la gestion de la sécurité, les services de réception et de courrier et le transfert de l'ensemble des données financières à la Section de la comptabilité générale à Ottawa. Plus précisément, le titulaire accomplit les tâches suivantes :

  • Approuve toutes les demandes d'achat de produits ou de services du Bureau régional;
  • Achète des produits et des services d'une valeur maximale de 5 000 $, conformément aux politiques et aux méthodes du CRDI en matière d'approvisionnement; lorsqu'il s'agit de matériel informatique et de logiciels, les normes et les lignes directrices établies par le Bureau de services doivent être respectées; il est interdit de procéder à l'approvisionnement de produits ou de services dans le cadre de projets (par ex. lieux de rencontre externes), sauf si cela est expressément autorisé par le contrôleur;
  • Atteste de la réception de produits et de services d'une valeur maximale de 5 000 $ et demande l'attestation du directeur régional pour la réception satisfaisante de tout article dont la valeur excède 5 000 $;
  • S'assure que les attestations et les factures ci-dessus sont numérisées et transmises à la Section de la comptabilité générale aux fins de paiement;
  • Supervise les travaux effectués à l'échelle locale par les fournisseurs de services, tels que l'entretien des bureaux, la gestion de la sécurité, l'entretien des véhicules (le cas échéant), l'entretien du mobilier de bureau, etc. Cela comprend la liaison, au besoin, avec les fournisseurs de services dans l'optique de résoudre certains problèmes en particulier et d'évaluer la qualité des travaux. En outre, tient le contrôleur, Opérations régionales, informé des contrats actifs;
  • Assure la tenue d'un registre et d'un système de contrôle portant sur l'utilisation des véhicules des bureaux du CRDI et les dépenses y afférentes (carburant et réparations);
  • Veille à l'attribution et au contrôle des téléphones mobiles, conformément aux politiques en vigueur;
  • Seconde le directeur régional, de la manière établie après consultation avec le contrôleur, Opérations régionales, lors des liaisons avec les autorités locales;
  • Organise, à l'intention du personnel, les services de sécurité au bureau ainsi qu'au domicile de tous les employés recrutés à Ottawa ayant un tel besoin. Cela comprend notamment la gestion du travail du responsable de la sécurité au bureau (le cas échéant), les interactions avec les firmes de gestion de la sécurité et la liaison avec le responsable de la sécurité du Centre, au besoin, la réception des rapports de renseignement de sécurité (directement ou par l'entremise du responsable de la sécurité du bureau local) et la prise de mesures relatives à cette information;
  • Collabore avec le responsable de la sécurité du Centre afin de maintenir les plans à jour, supervise les exercices de sécurité, veille à l'application des règlements locaux sur la santé et la sécurité au travail, résout certains problèmes en particulier et tient le contrôleur, Opérations régionales, au courant de la situation;
  • Assure la gestion de la réception, du courrier, du transport local (le cas échéant), de la messagerie, des services publics (électricité, eau, téléphone, service de téléphonie mobile, etc.), ainsi que de tous les autres services administratifs requis par les employés locaux et les ERO, tels que la fourniture de photocopieuses, télécopieurs, numériseurs, etc.

Gestion des opérations financières régionales

En général, le titulaire doit connaître la politique en matière de délégation de pouvoirs et de quelle manière elle doivent être appliquée aux transactions engagées, conclues ou approuvées au bureau. Le gestionnaire doit servir de modèle en ce qui a trait à la probité financière, en s'efforçant d'atteindre une rentabilité économique et un certain niveau d'efficacité, en plus d'agir à titre de conseiller fiable de première ligne du directeur régional.

Le titulaire seconde le directeur régional et le contrôleur, Opérations régionales dans la préparation du budget annuel du bureau. En outre, il participe au processus de réaffectation de fonds qui est effectué au courant de l'année par la Section de la gestion budgétaire et financière. En se servant des rapports tirés du système d'information financière, il doit superviser les charges d'exploitation du bureau, répondre aux demandes de la Section de la gestion budgétaire et financière et informer le directeur régional et le contrôleur en cas de problèmes relatifs à la gestion budgétaire et financière.

Le gestionnaire, Opérations locales fournit son soutien au contrôleur, Opérations régionales dans l'exécution des transactions financières locales associées aux opérations comptables, aux activités reliées à la paie, aux opérations bancaires et aux opérations de paiement. Plus précisément, le titulaire accomplit les tâches suivantes :

  • Valide la réception de produits et de services et traite les factures conformément au processus décrit à la section Administration des bureaux régionaux ci-dessus;
  • Émet des chèques préparés par la banque locale ou, lors de toute période entraînant la sous-traitance de l'impression des chèques, collabore avec la Section de la comptabilité générale pour imprimer les chèques au Bureau régional, les signer et demander au directeur régional (ou, en l'absence de celui-ci, à son signataire autorisé) de contresigner les chèques envoyés à l'imprimante par la Section de la comptabilité générale;
  • Obtient les relevés bancaires et les transmet immédiatement à la Section de la comptabilité générale; Seconde la Section de la comptabilité générale et le contrôleur, Opérations régionales afin d'assurer la liaison avec la banque locale en cas de problème;
  • Effectue les dépôts bancaires (au besoin) et les signale immédiatement la Section de la comptabilité générale;
  • Administre les fonds de petite caisse locaux (le cas échéant) tout en s'assurant que les opérations sont consignées et prépare les demandes de réapprovisionnement de la petite caisse aux fins d'approbation par le contrôleur, Opérations régionales;
  • Supervise et approuve l'inventaire matériel des actifs fixes à la demande du contrôleur, Bureaux régionaux;
  • Prépare le chiffrier trimestriel en ce qui a trait aux engagements au titre de contrats de location et d'autres contrats du Bureau régional et recueille tous les autres renseignements pouvant être requis par le contrôleur ou la Section de la comptabilité générale. Selon les règlements locaux en vigueur, le gestionnaire prépare les déclarations de revenus ainsi que tout autre rapport exigé par la loi et les présente aux autorités concernées après avoir reçu l'autorisation du contrôleur, Opérations régionales.

Activités régionales en matière de ressources humaines

Sous la supervision du directeur régional et du contrôleur, Opérations régionales, le titulaire assure la coordination de diverses activités en matière de ressources humaines, telles que la paie, la dotation, la formation, l'évaluation de rendement et l'administration des avantages sociaux. Plus précisément, le titulaire accomplit les tâches suivantes :

  • Assure la coordination des activités entourant la paie des ERP qui sont réalisées par un fournisseur de services local, lorsque ces services font l'objet d'une sous-traitance; Agit à titre de premier point de contact avec le fournisseur de services local et résout les problèmes quotidiens tout en assurant l'exactitude et en tenant le contrôleur, Opérations régionales informé à cet égard;
  • Prépare avec exactitude et en temps opportun les bordereaux et les versements de paie pour tous les ERP jusqu'à ce que la paie soit versée;
  • Prépare divers chiffriers présentant les activités reliées à la paie des ERP aux fins d'approbation par le contrôleur, Opérations régionales, y compris le passif de la paie, les indemnités de départ, les charges salariales, les rémunérations spéciales et au mérite, les congés annuels et compensatoires, les soldes de congés, etc.;
  • Assure la tenue des dossiers confidentiels des ERP, y compris les descriptions de poste ainsi que les renseignements relatifs à la paie et aux avantages sociaux et fournit des données au contrôleur, Opérations régionales aux fins de paiement et de prélèvement définitifs en cas de cessation d'emploi d'un ERP;
  • Collabore avec le superviseur fonctionnel (qu'il soit en poste à Ottawa ou au Bureau régional) dans l'optique de coordonner les activités de dotation pour tous les postes d'ERP; prépare les avis d'emplois externes vacants à l'échelle locale au besoin, organise les entrevues professionnelles avec les superviseurs et prépare les offres d'emploi sous la direction du contrôleur (dans le respect du processus de détermination du salaire ainsi que des autres conditions);
  • Veille à la formation des membres de son équipe et à la coordination de la formation de tous les ERP en assurant la liaison, au besoin, avec le directeur régional, les gestionnaires fonctionnels en poste à Ottawa et d'autres superviseurs locaux et en organisant des activités d'orientation pour les nouveaux ERP;
  • À la demande du contrôleur, Opérations régionales, communique avec les autorités gouvernementales locales ou un conseiller juridique afin de lever toute ambiguïté concernant les exigences légales locales associées aux avantages sociaux des ERP ou pour les ERO;
  • Agit à titre de premier point de contact pour les ERP en ce qui concerne leur rémunération et leurs avantages sociaux (congés, indemnités, régime de retraite, assurance, etc.);
  • Agit à titre de premier point de contact pour les ERO en ce qui a trait aux opérations quotidiennes relatives aux indemnités de logement, de déménagement et autres. Cela englobe la coordination d'activités telles que les suivantes : visites préalables à l'affectation (supervision de la prestation de services d'aide à l'adaptation fournis par les tiers); coordination des inscriptions diplomatiques, des permis de travail et de toute autre procédure effectuée auprès du gouvernement hôte qui s'avère nécessaire pour les ERO; envoi de demandes de paiement anticipé de dépôt de sécurité pour loyer ou d'un prêt automobile au contrôleur, Opérations régionales, aux fins d'approbation; etc. Transmet au contrôleur tous les problèmes complexes ou inhabituels relatifs aux conditions d'emploi des ERO. 

Gestion de la technologie de l'information à l'échelle régionale

En collaboration avec le gestionnaire, Centre de ressources en matière d'information, le titulaire s'assure que les services de base de première ligne sont offerts à l'échelle locale. Plus précisément, le titulaire accomplit les tâches suivantes :

  • S'assure que deux employés du bureau peuvent fournir un service de soutien de premier niveau (dépannage) aux utilisateurs locaux en ce qui concerne les périphériques (imprimantes, téléphones, équipement audiovisuel, etc.) en se basant sur les méthodes préparées par le Centre de ressources d'information à Ottawa. Les utilisateurs nécessitant un soutien de niveau supérieur doivent communiquer directement avec le Bureau de services, qui pourrait décider d'appeler un fournisseur de services local, selon la situation;
  • Atteste au Bureau de services que le fournisseur de services de TI local a offert les services au bureau;
  • Coordonne la gestion de l'entretien des périphériques conjointement avec les fournisseurs de service locaux désignés par le Bureau de services ou avec l'aide de celui-ci. Cela comprend notamment la réparation d'équipement, le déménagement, l'introduction de nouvel équipement et l'élimination de vieil équipement.

Responsabilités de gestion

Le titulaire joue un rôle important dans la gestion opérationnelle efficace et efficiente du Bureau régional, comptant parmi les deux employés engagés à l'échelle locale qui assument des fonctions de supervision. Plus précisément, le titulaire accomplit les tâches suivantes :

  • Assure la gestion des ERP responsables d'offrir divers services administratifs tels que la réception, le courrier et la messagerie, le transport, l'approvisionnement, la sécurité, etc. Cela englobe l'établissement des objectifs et des priorités, la gestion et l'évaluation du rendement, l'identification des besoins en matière de formation et la dotation de personnel au besoin;
  • Propose au contrôleur des conseils, des perspectives, des idées et des solutions pour améliorer les outils et les processus administratifs du Bureau régional dans l'optique d'utiliser les ressources plus intelligemment et d'appuyer la mise en œuvre de tels processus et outils au sein du Bureau régional; Travaille en étroite collaboration avec le directeur régional et le contrôleur dans la gestion efficace des finances, des ressources humaines et de l'administration du Bureau régional;
  • Assume les fonctions du gestionnaire, Opérations locales d'un autre Bureau régional en l'absence de celui-ci.