Gestionnaire - Division de l’administration des subventions

Résumé des fonctions

Le gestionnaire est chargé d’un portefeuille de projets en cours approuvés dont la valeur peut atteindre 120 millions de dollars et jusqu’à 65 millions de dollars non déboursés (environ 58 % du total du Centre). En ce qui concerne l’administration de portefeuilles, les responsabilités du gestionnaire s’étendent à l’ensemble du Centre (affectations de 120 millions de dollars en financement interne et d’environ 30 millions en financement externe).

En qualité de personne clé au Centre, le gestionnaire est souvent invité à participer aux activités de groupes de travail du Centre établis par diverses divisions. L’éventail des contributions du gestionnaire est aussi vaste que son expertise : droit des affaires, supervision de personnel, analyse financière, comptabilité, politiques institutionnelles, etc.

Le gestionnaire veille à l’observation générale des politiques et des procédures établies afin de dégager les problèmes auxquels il doit s’attaquer ou qu’il faut aborder avec le niveau hiérarchique compétent. Le gestionnaire doit faire preuve d’un jugement indépendant et prendre des décisions fondées non seulement sur les politiques établies, mais aussi sur l’interprétation des priorités organisationnelles courantes en matière de programmation ou d’exploitation.

Tâches ou responsabilités principales

Gestion du personnel et d’un portefeuille

Gestion d’une équipe d’administration des subventions:

  • Trouver et sélectionner le personnel, imposer des mesures disciplinaires au personnel et procéder, au besoin, à des licenciements;
  • Veiller à ce que son personnel possède la formation et les compétences spécialisées nécessaires pour s’acquitter des fonctions qui lui sont confiées. Déterminer et approuver les formations qui bénéficieront à certaines personnes ou au personnel de la division et prendre les dispositions nécessaires (communiquer avec les formateurs, approuver les dépenses connexes, etc.);
  • Encadrer et motiver le personnel, établir ses priorités et suivre de près son rendement; préparer les évaluations du rendement et faire les recommandations de cote; conseiller le personnel en matière de perfectionnement professionnel;
  • Cerner les problèmes, fournir conseils et rétroaction, régler les conflits entre membres du personnel (tant au sein qu’en dehors de la division); et
  • Déterminer les attributions des membres du personnel (c.-à-d., quels membres du personnel de programmes chacun est chargé d’appuyer) et suivre de près la charge de travail avec les diverses sections; résoudre les problèmes relatifs à la charge de travail en consultant les agents d’administration et en modifier la répartition au besoin.

Rôle de gestion et de consultation

  • Donner des conseils au sujet de l’interprétation des politiques et des procédures du Centre au personnel de la gestion des subventions, à la clientèle, aux collègues de la Direction générale des ressources et au personnel supérieurs de gestion du Centre, assurant ainsi une application uniforme dans l’ensemble du Centre. Approuver des exceptions dans son propre secteur ou en recommander;
  • Faire partie intégrante de l’équipe de gestion de la division et faire partie de l’équipe de gestion élargie de la DGPP;
  • Participer aux réunions de l’équipe de gestion de la DGPP afin de conseiller en matière d’administration des projets et des subventions au besoin, de se tenir au fait des nouvelles activités et de leurs répercussions pour l’administration des subventions; assurer les suivis qui lui sont confiés;
  • Coordonner la formation du personnel des programmes sur les aspects financiers et administratifs de l’administration de projets, ce qui suppose établir la liste des personnes visées en collaboration avec l’équipe de gestion de la DGPP, cerner les besoins et aider à offrir la formation;
  • Coordonner la réunion semestrielle des experts en la matière qui réunit le personnel de l’administration des subventions du siège ainsi qu’un représentant de chaque bureau régional, ce qui suppose établir l’ordre du jour, s’occuper de la logistique et diriger des séances au besoin;
  • Coordonner la réunion annuelle réunissant l’ensemble du personnel de l’administration des subventions, ce qui suppose embaucher un consultant/animateur, travailler avec le directeur à établir l’ordre du jour et assurer les suivis exigés;
  • Communiquer périodiquement avec la clientèle de façon à favoriser une bonne compréhension et une communication efficace;
  • Participer, à titre de membre de comités du Centre et de la DGPP, à toute activité qui peut être nécessaire; et
  • Remplacer le directeur en son absence.

Administration et contrôle des projets

  • Surveiller la préparation de accords juridiques et leur diffusion par le personnel aux institutions et aux particuliers bénéficiaires, ce qui comporte aussi de conseiller le personnel en matière de rédaction d’accords juridiques;
  • Définir, évaluer et gérer les risques financiers et administratifs en assurant qu’ils sont dûment documentés. Au besoin, effectuer l’appréciation des risques que pose une institution. Veiller à ce que les considérations administratives rattachées aux projets et aux programmes financés au moyen de fonds de sources externes soient reflétées comme il se doit dans le document d’approbation de projet, en faisant ressortir les exceptions aux politiques le cas échéant;
  • Aider les agents d’administration à examiner les documents d’approbation de projet en ce qui concerne les projets plus complexes, afin d’assurer la conformité aux politiques et procédures du Centre et de veiller à ce que le traitement administratif corresponde au risque administratif du bénéficiaire;
  • Assurer l’intégration efficace des procédures et des processus administratifs, ainsi que des systèmes d’information organisationnels. Évaluer l’incidence des politiques du Centre sur l’administration des subventions et contribuer à l’élaboration et à la révision de politiques et procédures. Évaluer l’efficacité des politiques et procédures en vigueur et amorcer les discussions avec le gestionnaire concerné afin de résoudre les problèmes;
  • Établir des mécanismes et des processus appropriés de contrôle interne; veiller au bon respect des politiques du Centre; prévenir la direction de conflits possibles et proposer des mesures de redressement;
  • Fournir des conseils et participer à l’établissement des prévisions en matière d’affectations, d’engagements et de dépenses et de même en ce qui concerne la préparation de l’information régulière sur les dépenses des projets, et recommander des correctifs au fil de l’exercice selon les besoins;
  • Contrôler la qualité des données financières et administratives contenues dans les systèmes d’information organisationnels et assurer le suivi nécessaire auprès du personnel;
  • Veiller à ce que l’embauche d’employés occasionnels et d’experts-conseils se fasse après consultation en bonne et due forme de la Division des ressources humaines et du Bureau du secrétaire et conseiller juridique, au besoin;
  • Approuver les pièces justificatives du grand livre général et veiller à ce que les principes comptables généralement et internationalement reconnus soient appliqués dans tous les projets du siège;
  • Veiller à ce que les agents d’administration confirment les paiements aux vérificateurs des institutions bénéficiaires;
  • Trouver des solutions à de multiples situations et problèmes administratifs qui se présentent dans le contexte interne et externe du Centre en discutant de solutions possibles et en en arrivant à une; et
  • Répondre aux demandes ponctuelles d’information sur les projets émanant de la haute direction et du Bureau de la présidente.

Gestion et administration de projets et programmes financés au moyen de fonds provenant d’autres bailleurs de fonds

  • Examiner les accords du point de vue de l’administration des subventions, en veillant à ce que les répercussions en aval sur le plan des subventions soient acceptables pour le Centre. Conseiller le personnel des programmes en ce qui concerne les aspects relatifs à l’administration de projets de leurs négociations de contrats avec des bailleurs de fonds partenaires éventuels;
  • Veiller à ce que les documents juridiques entre le Centre et le bailleur de fonds respectent leurs exigences administratives respectives (sur les plans juridique, financier, administratif, etc.). Signer les accords de financement conclus avec des bailleurs de fonds au nom du Centre;
  • Définir la gestion appropriée du projet dans EPIC, de concert avec les gestionnaires de programme et le chef, Gestion des fonds de sources externes. Définir tous les programmes financés au moyen de fonds de sources externes, tant pour le siège que pour les bureaux régionaux, et fournir à ces derniers des directives précises quant à l’administration de ces programmes;
  • Aider à établir le budget des fonds d’exploitation fournis par des bailleurs de fonds, afin de veiller à ce que les budgets d’exploitation et les budgets des projets soient établis conformément à l’accord signé avec le bailleur de fonds et aux exigences de production de rapports;
  • Établir les budgets d’affectation annuels en ce qui concerne les programmes financés au moyen de fonds de sources externes;
  • Définir la prestation de soutien administratifs accordé aux projets/programmes financés au moyens de fonds de sources externes, afin de déterminer le genre et la nature du soutien qui sera nécessaire;
  • Approuver les décaissements à partir de budgets d’exploitation qui sont portés à des projets individuels ou à des programmes financés au moyen de fonds de sources externes, en veillant à se conformer aux décisions de la DGPP relativement aux budgets d’exploitation. Recommander au besoin des mesures de redressement; et
  • Se charger de la clôture des programmes financés au moyen de fonds de sources externes.