Gestionnaire des finances et de l’administration (h/f)

Tâches ou responsabilités principales

Gestion financière

Le gestionnaire des finances et de l’administration veille à ce que les opérations budgétaires et financières du Bureau régional de l’Afrique subsaharienne (BRAS) respectent les politiques et les procédures du CRDI. En collaboration avec le contrôleur régional et le personnel du siège, il élabore et met en place les pratiques et les processus financiers voulus pour assurer l’efficacité de la gestion financière du BRAS.

La gestion financière englobe la budgétisation, la planification, la comptabilité générale, les comptes créditeurs et débiteurs, l’analyse financière et la communication de l’information financière à la direction. Elle suppose également de veiller à ce que les mécanismes de contrôle et de reddition de comptes appropriés soient en place en ce qui concerne les activités financières du BRAS, à ce qu’ils permettent de satisfaire aux exigences de la direction et à ce qu’ils soient compris de l’ensemble du personnel du BRAS. Plus précisément, cela comprend les tâches suivantes :

  • coordonner la préparation du budget annuel du BRAS, qui est soumis à l’approbation du contrôleur régional et du directeur régional;
  • suivre de près les comptes du budget d’exploitation, examiner l’analyse des écarts budgétaires et coordonner la production des rapports mensuels rendant compte des dépenses réelles par rapport aux prévisions budgétaires;
  • coordonner la réaffectation des fonds en milieu d’exercice au BRAS, c’est-à-dire repérer les excédents et les insuffisances et recommander au contrôleur régional la meilleure façon de procéder;
  • gérer la préparation et la communication, au siège, de l’information financière devant servir à l’établissement du rapport financier trimestriel de manière à permettre le respect des échéances et des normes établies;
  • coordonner les opérations financières du BRAS de manière à assurer que les dépenses sont dûment autorisées, que les versements respectent les conditions fixées et que toutes les dépenses sont consignées correctement dans les systèmes comptables;
  • assurer le contrôle de la qualité des données du système financier, en réalisant des examens analytiques de manière périodique; cela suppose l’examen et l’attestation de toutes les opérations ayant trait à la trésorerie de même que des chiffriers financiers servant à la communication de l’information financière trimestrielle et annuelle;
  • examiner et approuver les rapprochements bancaires chaque mois;
  • approuver les écritures de régularisation et les écritures de contrepassation relatives à tous les projets administrés par les bénéficiaires, et ce, chaque mois;
  • veiller à ce que le BRAS respecte les obligations fiscales et toutes les autres obligations habituellement imposées par la loi, conformément aux lois du Kenya et à l’accord que le CRDI a conclu avec le gouvernement du Kenya.

Administration

Le gestionnaire des finances et de l’administration veille à ce que le BRAS soit administré conformément aux politiques et aux procédures du CRDI et en tenant dûment compte des lois et des règlements du Kenya. L’administration englobe notamment les secteurs suivants : l’approvisionnement et la gestion du matériel (acquisitions, déplacements, messagerie, impression, livraison et transport local), la gestion des installations (hébergement, entretien et sécurité) et la réinstallation de membres du personnel en tenant dûment compte de l’accord que le CRDI a conclu avec le gouvernement du Kenya. Plus précisément, cela comprend les tâches suivantes :

  • coordonner la liaison avec le ministère des Affaires étrangères du Kenya et la direction du revenu du Kenya (la Kenya Revenue Authority) en ce qui concerne les privilèges et immunités accordés au CRDI en vertu de l’accord que ce dernier a conclu avec le gouvernement du Kenya;
  • gérer les activités d’approvisionnement et veiller à ce que la gestion des contrats et l’acquisition de produits et de services soient conformes aux politiques du CRDI;
  • gérer toutes les fonctions associées aux installations, notamment l’entretien de véhicules et de locaux et tout projet d’infrastructure majeur;
  • veiller à ce que la réinstallation de membres du personnel se fasse efficacement, notamment en ce qui a trait au logement, aux écoles, aux véhicules, à l’expédition et au dédouanement;
  • veiller à ce que les autres services administratifs (par exemple réception, courrier, messagerie, transport, sécurité et autres services de bureau) soient de grande qualité;
  • veiller à ce que le BRAS dispose d’un plan de reprise et de poursuite des activités à jour;
  • participer, par ses observations, à l’examen et à l’interprétation des politiques d’administration et d’approvisionnement.

Ressources humaines

En consultation avec le contrôleur régional et le personnel de la Division des ressources humaines au siège, le gestionnaire des finances et de l’administration administre, met en oeuvre et évalue des politiques, des systèmes, des mécanismes de contrôle et des services ayant trait à tous les aspects de la gestion des ressources humaines en ce qui concerne les employés du BRAS qui sont des employés recrutés sur place (ERP), notamment en ce qui a trait au recrutement, à la classification des postes, à la paie et aux avantages sociaux, à la formation, au perfectionnement et à l’examen et à l’évaluation du rendement. Plus précisément, cela comprend les tâches suivantes :

  • veiller à ce que les pratiques du BRAS en matière de ressources humaines, notamment en ce qui concerne l’embauche, soient toujours conformes à la législation du travail du Kenya;
  • superviser les activités entourant la paie des ERP, ce qui suppose de faire en sorte que la paie est exacte et versée à temps et de vérifier et d’approuver la liste de paie mensuelle;
  • se charger des interactions courantes avec les fournisseurs des avantages sociaux offerts aux ERP;
  • coordonner les processus de recrutement d’ERP et y participer;
  • tenir les dossiers personnels confidentiels de tous les ERP;
  • coordonner l’évaluation du rendement annuelle et l’évaluation en milieu d’exercice des ERP;
  • veiller à ce qu’il existe une description de poste à jour pour tous les postes d’ERP;
  • consolider les besoins en matière d’apprentissage de tous les ERP en un seul plan de perfectionnement recommandé pour l’ensemble du bureau, puis assurer la coordination de sa mise en oeuvre;
  • représenter le BRAS au sein de diverses initiatives ayant à voir avec les ressources humaines, par exemple l’examen des avantages sociaux des ERP;
  • faire en sorte que le manuel d’exploitation du BRAS (ROSSA Operations Manual) soit toujours au diapason des lois du Kenya et des politiques du CRDI.

Remplacement du contrôleur régional

Le gestionnaire des finances et de l’administration est fréquemment appelé à remplacer le contrôleur régional. En effet, pendant les absences et les congés de ce dernier, le gestionnaire des finances et de l’administration se voit déléguer la plupart de ses pouvoirs en matière de finances et de ressources humaines. Il lui incombe en outre d’assurer des services de grande qualité et d’être responsable au premier chef de la bonne gérance des ressources du BRAS. Plus précisément, cela comprend les tâches suivantes :

  • prendre les décisions qui s’imposent dans des situations qui exigent une réaction immédiate en raison du caractère urgent et transmettre des recommandations au contrôleur régional ou au directeur régional en ce qui concerne les questions les plus délicates;
  • veiller à la gestion financière rigoureuse des projets en autorisant des versements supérieurs à la limite que prévoit le pouvoir d’autorisation normal du gestionnaire des finances et de l’administration;
  • régler des questions ayant trait aux ressources humaines de manière à favoriser un bon climat de travail, le travail d’équipe et une communication efficace.

Responsabilités de gestion

Le gestionnaire des finances et de l’administration gère une équipe de cinq personnes qui fournit des services financiers, comptables et administratifs de même que des services d’approvisionnement. Plus précisément, cela comprend les tâches suivantes :

  • définir clairement les rôles et les responsabilités de chaque membre de l’équipe;
  • établir les plans de travail de l’équipe et fixer ses échéanciers et ses priorités;
  • exercer une supervision efficace, notamment en évaluant le rendement des membres de l’équipe et en leur offrant une rétroaction de façon régulière;
  • appuyer le perfectionnement professionnel des membres de l’équipe.

En outre, le gestionnaire des finances et de l’administration participe à la gestion du BRAS et la facilite, en offrant son expertise en matière de finances et d’administration, en faisant part de ses idées et en contribuant ainsi à la prise de décisions.