Directeur, administration des subventions (h/f)

Résumé des fonctions

Relevant du vice-président, Ressources, et chef de la direction financière, le directeur de la Division de l’administration des subventions (DAS) dirige et gère l’élaboration et l’application d’un cadre d’administration des subventions efficace assurant la gérance des ressources du Centre et fournit un service qui réunit trois déterminants interreliés : les modalités de gestion des projets, les rapports juridiques et le cadre financier.

Le directeur synthétise l’information provenant d’un éventail de sources et utilise efficacement l’information adaptée pour exécuter et peaufiner le cadre d’administration des subventions; administre des dépenses de programme annuelles d’environ 150 millions CAD; met en place des politiques, des procédures et des systèmes rigoureux pour l’administration des projets et voit à ce que leur mise en oeuvre soit efficace; dirige une petite équipe de professionnels et une grande équipe d’employés de soutien répartis dans tous les bureaux du CRDI; planifie les activités et tâches et en établit l’ordre de priorité en fonction des objectifs de la Division de l’administration des subventions (DAS) et de la Direction générale des ressources (DGR) concernant l’administration des subventions; et assure le maintien d’excellentes communications avec les clients externes ainsi qu’avec les autres divisions et bureaux régionaux du CRDI.

Tâches ou responsabilités principales

Prestation de conseils sur la gestion des projets et les autres questions

Diriger l’élaboration de politiques régissant l’administration de projets du Centre – elles couvrent l’ensemble du cycle de vie du projet, du début à la clôture suivant la mise en oeuvre, et sont approuvées par le vice-président, Ressources.

Au début (pendant la préparation des plans de mise en oeuvre des programmes), déterminer les moyens les plus rentables d’exécuter les programmes en collaboration avec les chefs de programme, les directeurs associés et les directeurs des domaines de programme. Cela peut comprendre l’élaboration de procédures administratives (y compris, sans toutefois s’y limiter, un cadre redditionnel) convenant à la nature des travaux.

Jouer un rôle de premier plan dans l’élaboration de projets et programmes d’envergure afin d’en assurer la viabilité du point de vue de l’administration des subventions ou des projets.

Tenir à jour un aperçu stratégique des activités de projet du Centre afin d’en surveiller les répercussions sur la conception et l’application actuelles des modalités des projets, des accords juridiques et du cadre de contrôle financier.

Collaborer avec les équipes de gestion de la Division des finances et de l’administration (DFA) ainsi que de la Direction générale des programmes et des partenariats (DGPP) pour fixer les objectifs concernant les dépenses de programme, les engagements et les affectations; suivre de près les progrès réalisés en vue de l’atteinte des objectifs et proposer des mesures pour combler les écarts.

Aider le gestionnaire, Gestion des fonds externes, à informer les employés de programmes au sujet des aspects relatifs à la gestion de projets de leurs négociations administratives avec des cobailleurs de fonds potentiels.

Interpréter et appliquer les politiques régissant l’administration de projets du Centre; approuver les exceptions demandées dans sa division ou recommander au besoin des exceptions aux politiques.

De concert avec l’équipe de gestion de la Direction générale des programmes et des partenariats, déterminer les besoins et les occasions de formation continue des employés de programmes en ce qui a trait à leur obligation de rendre compte des aspects financiers et administratifs de la gestion de projets; contribuer à la prestation de l’orientation et de la formation continue aux employés de programmes; évaluer l’incidence de la formation et faire des modifications, le cas échéant.

Être membre à part entière de l’équipe de gestion de la DGR et participer aux activités de divers comités permanents du Centre, comme le conseil de gouvernance des applications de GI-TI des ressources, le conseil de gouvernance des applications de GI-TI des programmes et d’autres comités spéciaux de temps à autre.

Gestion de la fonction d’administration des subventions à l’échelle du Centre

 Concevoir, communiquer et mettre en place des politiques, des procédures, des outils et des systèmes rigoureux dans l’optique d’une exécution efficace des programmes, tout en respectant le cadre de programme et le cadre de contrôle financier du Centre.

Travailler avec le conseiller juridique et tous les directeurs régionaux pour mettre en place un processus de suivi, directement et avec l’aide des gestionnaires de l’administration des subventions, et examiner régulièrement les accords avec divers pays et les procédures qui régissent les activités du CRDI en matière d’octroi de subventions aux institutions de ces pays.

Assurer le déploiement efficace des ressources en lien avec l’administration des subventions (personnes, systèmes et contrôles) pour appuyer l’exécution des programmes du Centre dans tous les bureaux du CRDI. Travailler avec les gestionnaires pour s’assurer que tous les employés de l’administration des subventions traitent tous les bénéficiaires du Centre de façon uniforme, quelle que soit l’entité dont relève le projet, et de manière à ce que soit préservée dans tout le Centre l’intégrité des données sur les projets.

Voir à la mise en place d’un système d’information sur les subventions pour aider l’équipe de gestion des programmes à procéder à l’examen préalable à l’approbation des subventions de projet; à la planification et à l’enregistrement des projets qui sont dans la filière; à la saisie des montants des affectations et des engagements budgétaires relatifs aux projets.

Coordonner le travail de tous les gestionnaires de l’administration des subventions qui mettent en oeuvre le processus d’évaluation des risques institutionnels au Centre, qui comprend, entre autres, la conception, la mise en place et l’application d’une méthode d’évaluation des risques efficace, d’outils d’évaluation des risques et d’un cadre de contrôle financier.

Assurer le maintien d’un niveau de service et de communication approprié avec les clients internes et externes en ce qui a trait à l’administration des subventions et diriger les employés de l’administration des subventions afin de veiller à ce qu’ils offrent en tout temps un soutien de qualité conforme aux normes reconnues.

Entretenir de bonnes relations de travail et d’excellentes communications avec les principaux bénéficiaires de subventions du Centre, particulièrement ceux du Canada. Veiller à ce que les gestionnaires de l’administration des subventions fassent de même avec les principaux bénéficiaires à l’extérieur du Canada.

Fournir des conseils et affecter les ressources requises pour une gestion adéquate des programmes et des projets s’inscrivant hors du cadre des initiatives, comme les projets organisationnels, les éléments complémentaires aux programmes, etc.

Donner aux employés de l’administration des subventions, dans les bureaux régionaux comme à Ottawa, de la formation sur les processus administratifs et les systèmes d’information.

Coordonner l’application des procédures du Centre dans tous les bureaux pour en assurer l’uniformité.

Instaurer des indicateurs de rendement pour les fonctions d’administration des subventions à l’échelle du Centre.

Suivre de près le rendement en matière d’administration des subventions selon les indicateurs préétablis, en faire part au vice-président au moyen de rapports chaque trimestre et chaque année et assurer la diffusion de ces rapports à l’échelle du Centre.

Contrôles internes

 Assurer la liaison avec les chefs des équipes fonctionnelles comme le conseiller juridique et le directeur de la DFA pour garantir l’intégrité et la rigueur des contrôles internes portant sur toutes les activités relatives aux projets du Centre.

Au niveau de l’exploitation, diriger les processus concernant :

• la signature de tous les documents contractuels en rapport avec des sorties de fonds relatives aux programmes (accords de subvention, accords de bourse de recherche, avis de subvention de voyage, contrats de consultation, etc.);

• les formalités administratives d’approbation des versements faits aux projets.

Au niveau organisationnel, diriger la préparation et la gestion d’une évaluation périodique efficace des affectations et dépenses de projets de recherche et :

• travailler en étroite collaboration avec les équipes de gestion de la DFA et de la DGPP afin de fixer des objectifs réalistes en ce qui concerne notamment les dépenses de programme, les affectations, les engagements, les fonds inutilisés et les besoins de trésorerie périodiques en lien avec des projets dans un cadre annuel et mensuel;

• au nom du vice-président, DGPP, et du vice-président, DGR, rédiger des messages visant à communiquer les objectifs aux employés chargés de l’exécution des programmes et de l’administration des subventions à l’échelle du Centre;

• suivre de près les progrès en fonction des objectifs et en présenter les résultats à l’équipe de gestion de la DGPP ainsi qu’au vice-président, Ressources, et au directeur, Finances et administration, chaque mois à l’occasion de réunions ou par courriel;

• faire un suivi proactif des affectations, des engagements et des paiements prévus auprès des employés chargés de l’exécution des programmes et de l’administration des subventions concernés à l’échelle du Centre;

• présenter aux équipes de gestion de la DGPP et de la DGR les façons possibles de combler les écarts et ainsi d’atteindre les objectifs relatifs aux dépenses de programme, aux engagements et aux affectations.

Travailler avec la Division de la gestion du risque et de l’audit interne pour examiner et appliquer les recommandations ayant trait aux processus d’administration des subventions.

Gestion de la Division de l’administration des subventions

Gérer, motiver et diriger les employés de l’administration des subventions de tous les bureaux du CRDI d’une façon qui cadre avec la mission et les valeurs du Centre, en plus de donner des conseils, d’apporter du soutien et d’assurer la supervision dans un climat de respect mutuel et de communication claire et ouverte.

Examiner régulièrement la répartition des responsabilités liées aux projets au sein de la Division de l’administration des subventions pour s’assurer que les employés arrivent à concilier leur vie professionnelle et leur vie personnelle, à ce que du soutien uniforme, régulier et efficace soit offert au personnel de programmes et à ce que les ressources du Centre soient optimisées; réaffecter au besoin les projets des administrateurs de programme entre les administrateurs de subventions et signaler au vice-président, Ressources, les problèmes touchant la taille des portefeuilles des bureaux régionaux.

Veiller à ce que les descriptions de poste restent à jour, reflétant les processus opérationnels, la répartition adéquate des tâches et l’attribution appropriée des responsabilités en matière de prise de décisions (généralement avec les administrateurs de programme) et de processus de décaissement financier (généralement avec la Division des finances et de l’administration). Gérer le recrutement du personnel de l’administration des subventions dans tous les bureaux, de concert avec la Division des ressources humaines (DRH) et, le cas échéant, avec les gestionnaires des opérations locales.

Avec les conseils de la Division des ressources humaines, superviser le rendement du personnel de l’administration des subventions et participer au processus annuel d’examen et d’évaluation du rendement à l’échelle du Centre.

Définir les besoins du personnel de l’administration des subventions en matière de formation, et conceptualiser et orienter la création de cette formation.

Préparer et soumettre à la Division des finances et de l’administration le budget d’exploitation de la Division, et superviser et analyser toutes les activités opérationnelles et administratives quotidiennes de la Division.

Gestion de l’information

Agir à titre de titulaire d’un système centralisé de bases de données sur l’ensemble des subventions du Centre; voir à ce que la Division compte une unité de gestion de l’information efficace. À titre de titulaire d’un système centralisé de base de données, assurer le contrôle des données et la formation des utilisateurs finaux de ce système.

Établir et veiller à ce que soient comblés les besoins d’information essentiels des divers groupes d’employés du Centre.

Répondre aux demandes ponctuelles d’information sur les projets provenant de la haute direction, du bureau du président ou de sources externes.

Veiller à ce que les projets soient dûment codés et indexés pour faciliter la production des rapports du Centre.

Participer activement à la prise des décisions relatives aux modifications à apporter aux systèmes.

Veiller à ce que les transactions effectuées dans le cadre de l’administration des projets soient dûment saisies et classées dans les systèmes informatiques ou versées aux dossiers du Centre, selon le cas (l’organisation du système de gestion des documents incombant à une autre division).
 

Complexité du travail

Les responsabilités afférentes à ce poste ont des répercussions sur tout le Centre. Le directeur est responsable du budget d’exploitation annuel de la Division qui est de l’ordre d’environ quatre millions CAD.

Le directeur est chargé d’assurer, par la mise en place de politiques et de procédures convenables, la gestion financière et administrative d’un portefeuille de projets d’une valeur d’environ 210 millions CAD en engagements financiers en cours, de plus de 150 millions CAD en dépenses de programme annuelles et de plus de 750 millions CAD en charges de projet en cours.

En sa qualité d’employé clé du Centre, le directeur est souvent convié à participer à des groupes de travail internes formés par le président du Centre ou par diverses divisions. L’étendue de l’intervention du directeur peut être aussi vaste que son expérience : droit des affaires, supervision des employés, gestion de projets, analyse financière, politiques internes, etc.

Le directeur et son personnel veillent au respect des politiques et des procédures établies et, le cas échéant, relèvent les problèmes nécessitant son intervention ou devant être transmis au cadre supérieur concerné.

Le directeur peut être appelé à agir au nom du vice-président, Ressources, et chef de la direction financière, en l’absence de ce dernier.