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Coordonnateur, Services de traduction

Résumé des fonctions

Le coordonnateur, Services de traduction coordonne les opérations globales des services de traduction au sein du Centre de recherches pour le développement international (CRDI) en agissant à titre de principale personne-ressource pour les clients internes et les fournisseurs de services externes. Le titulaire reçoit et répartit toutes les demandes de traduction et règle tous les problèmes opérationnels afin de garantir que les produits sont de bonne qualité et livrés à temps. Il est chargé de coordonner le budget de traduction du Centre, notamment de traiter les factures, de maintenir les bases de données des textes traduits et les statistiques concernant le volume des transactions. Le titulaire assure la surveillance des services de traduction, notamment du respect des conditions des contrats, et participe à la sélection des fournisseurs de services avec le Service des approvisionnements.

Le titulaire est également pleinement responsable d’ÉCHOnet, le bulletin de nouvelles électronique du Centre.

Tâches ou responsabilités principales

Coordination des Services de traduction externalisés

Coordonner les opérations quotidiennes des demandes de traduction qui proviennent de tout l’organisme, afin d’assurer le bon déroulement du travail pour les fournisseurs de services externes en agissant à titre d’interface entre les clients internes et les fournisseurs de services externes. Plus précisément :

• Recevoir et contrôler toutes les demandes de traduction, vérifier les besoins du client, tels que l’urgence, la confidentialité, le format des documents, etc. Il convient de noter que les demandes de traduction doivent être traitées très rapidement, et que les demandes urgentes doivent être traitées immédiatement. Le titulaire doit, pour ce faire, répondre promptement aux messages qui lui sont adressés et traiter rapidement les demandes.
• S’il y a lieu de le faire, il doit utiliser le logiciel MultiTrans afin d’établir si la traduction est déjà disponible dans notre base de données et, dès lors, demander la traduction des parties non traduites. Cela permet de réaliser des économies pour le Centre.
• Calculer les coûts liés à la traduction et fixer les échéances en fonction du décompte de mots dans le document, ainsi que des spécifications des clients (en matière d’urgence et de coûts) et aviser les clients des coûts et des échéances prévus.
• Attribuer les demandes de traduction au fournisseur de services externe, et indiquer les caractéristiques particulières de ces demandes en tenant compte des spécifications des clients.
• Effectuer un suivi des demandes de traduction envoyées aux fournisseurs de services externes afin de respecter les échéances.
• Élaborer et tenir à jour les bases de données de traduction du Centre (Isys, Naturel et MTX) afin de s’assurer que tous les fichiers des traductions sont actualisés. Il s’agit d’un outil essentiel pour s’assurer de l’uniformité des traductions et pour éviter de retraduire des textes déjà traités auparavant.
• Informer les clients et les fournisseurs de services de l’usage de la langue et du vocabulaire utilisé dans le Centre et, éventuellement, effectuer quelques recherches terminologiques pour répondre à ces demandes.
• Fournir aux traducteurs externes la documentation nécessaire pour assurer l’uniformité et la qualité des traductions et faciliter leur tâche.
• Lorsqu’une traduction ne répond pas aux normes de qualité du CRDI (telles que définies dans le marché de services) en ce qui concerne le langage et la terminologie, la retourner à l’entrepreneur, en négociant une réduction du prix facturé. Des traductions jugées insatisfaisantes peuvent entraîner la résiliation du contrat.
• Modifier et mettre en forme les textes afin d’assurer, dans la mesure du possible, que les traductions suivent la même présentation que les textes originaux.
• Créer des macros ou des gabarits et produire des formulaires standard qui améliorent l’efficience en supprimant les tâches répétitives.
• Produire et mettre à jour des fichiers terminologiques à l’intention du personnel (p. ex. une liste des sigles et acronymes).
• Traiter tous les documents strictement confidentiels et adressés aux fournisseurs de services de traduction, particulièrement ceux qui proviennent du Conseil des gouverneurs, du Bureau du président, du vice-président, de la Direction générale de la stratégie générale et des communications et de la Division des ressources humaines.
• Traiter les problèmes opérationnels entre les clients et les fournisseurs de services et transmettre les questions les plus importantes au superviseur en même temps que ses recommandations.

Coordination d’ÉCHOnet

Coordonner tous les aspects de la production d’ÉCHOnet, le bulletin électronique de nouvelles du CRDI. Plus précisément :

• Recevoir, mettre en forme et vérifier les articles des clients internes et préparer les textes confiés à la traduction (en repérant, à l’instar de toute autre demande de traduction, les anciens articles de référence sur le même sujet) et s’assurer que tous les articles affichés en ligne sont rédigés dans les deux langues officielles et qu’ils respectent les procédures internes.
• Établir la priorité de publication des articles, au regard de la nature du texte et de la date de l’activité annoncée. Revoir et faire la lecture d’épreuves de tous les articles avant de les diffuser en ligne.
• Vérifier l’exactitude des liens et des adresses URL et en créer des nouveaux, le cas échéant.
• Effectuer un suivi des événements ou des postes à combler, conformément aux indications des clients.
• Répondre aux messages adressés à la boîte aux lettres électronique d’ÉCHOnet.
• Suggérer des correctifs à la direction de la Division des communications afin d’améliorer la qualité d’ÉCHOnet et de l’intranet, au profit des lecteurs.
• Concevoir des pages Web en prévision d’événements spéciaux (jour de reconnaissance des employés, célébrations de Noël, activités spéciales, etc.).
• Filtrer les articles jugés intempestifs et consulter le superviseur sur leur à-propos, au besoin.

Administration générale (contrat, budget et procédures)

En tant que principale personne-ressource auprès du fournisseur de services pour les services de traduction au sein du CRDI, le titulaire veille à ce que les services soient assurés conformément aux modalités du contrat. Plus précisément :

• Assurer le suivi des services de traduction reçus de la part des fournisseurs de services en recueillant des renseignements auprès de sources variées (personnel du CRDI, direction, contrôle continu de la qualité, etc.) sur les indicateurs de rendement définis dans le marché de services. Évaluer ces renseignements et cerner les questions liées à la qualité des services, au respect des échéances, etc.
• Discuter des aspects à améliorer en matière de services, des stratégies d’amélioration de la valeur et des tendances de l’industrie avec son superviseur. Participer à des réunions avec la direction et les fournisseurs de services afin de discuter de l’entretien et des améliorations des services.
• S’assurer que des mesures correctives sont prises et adressées au responsable du compte mondial des fournisseurs de services de traduction et rendre compte à la direction.
• Compiler et mettre à jour différents types de statistiques sur les activités de traduction et les autres produits de communications produits par la Division des communications, et préparer des rapports réguliers pour la direction.
• Fournir périodiquement un soutien technique au personnel des acquisitions en ce qui concerne le processus concurrentiel visant la sélection de fournisseurs de services de traduction, processus administré par le secteur des approvisionnements. Veiller à ce que les contrats qui en découlent prévoient des mesures qui facilitent l’atteinte des objectifs du CRDI tout en assurant l’optimisation des ressources. Consulter le gestionnaire afin d’établir une position de négociation, préparer le mandat aux fins d’examen par le gestionnaire et examiner les projets de contrats.

Élaborer des processus de mobilisation interne et coordonner les transactions financières relatives aux services de traduction. Plus précisément :

• En collaboration avec son superviseur, élaborer et tenir à jour un processus de mobilisation interne afin d’accéder aux services de traduction externes, informer les clients et les fournisseurs de services de ces procédures et veiller à leur application au sein du CRDI.
• Fournir des renseignements au sujet de la préparation du budget de traduction, tels que le volume de transactions passées et le volume de transactions prévues.
• Passer en revue les factures des fournisseurs, certifier que ces services ont été reçus conformément aux contrats et aux achats, vérifier si ces factures sont complètes et exactes, donner suite en cas d’erreurs et veiller à leur correction, faire des recommandations au gestionnaire quant aux paiements.
• Compiler des renseignements financiers sur les transactions, surveiller le budget de traduction du Centre et informer le superviseur de tout problème éventuel.

Complexité du travail

Le volume de transactions des services de traduction correspond à environ 1 500 000 mots par année traduits dans différentes langues, mais pour la plupart vers le français et l’anglais en conformité avec la Loi sur les langues officielles du Canada. Le titulaire doit répartir le travail auprès des fournisseurs de services et s’assurer que les échéances et la qualité seront respectées, éléments qui peuvent avoir de graves conséquences sur l’image du Centre, tant au Canada qu’à l’étranger.

Le titulaire coordonne la composante institutionnelle du budget de traduction (environ 200 000 $). Cette personne doit s’assurer du respect du budget, participer à la négociation et au suivi des contrats avec les fournisseurs et exercer son pouvoir de signature relativement aux factures imputées à ce budget.

Le volet de la communication est très important au sein du CRDI et ÉCHOnet, le bulletin de nouvelles électronique du Centre, est le véhicule principal qui permet de rejoindre les membres du personnel au siège et dans les bureaux régionaux. Le titulaire assume l’entière responsabilité de ce bulletin. Il lui incombe de décider des modalités et des échéances de publication et de diffusion.