Coordonnateur, (h/f) Ressources humaines

Résumé des fonctions

Sous la direction de directrice des ressources humaines, le coordonnateur, Ressources humaines procure à la directrice une aide opérationnelle et administrative, fournit un éventail de services d’administration, de recherche, de coordination et de logistique à l’appui des activités de la direction des RH et contribue à l’efficacité globale de la Division des ressources humaines (DRH). Plus précisément, il coordonne la représentation de la Division à divers tribunes (Comité des ressources humaines, Conseil des gouverneurs, Comité de la haute direction) et la logistique qui y est associée; est le principal responsable de la gestion des dossiers papier et électroniques de la Division; fournit les directives voulues pour la préparation adéquate des contrats d’obtention de biens et de services et examine tous les accords avant leur envoi; coordonne le Programme de témoignage de reconnaissance; prend les dispositions nécessaires pour la tenue des journées de réflexion et prépare les documents voulus.

Tâches ou responsabilités principales

Soutien à la directrice des RH

Seconder la directrice dans ses activités opérationnelles et administratives quotidiennes (acheminer le travail, classer les demandes reçues par ordre de priorité, tenir l’emploi du temps à jour, gérer un système de contrôle, assurer le suivi afin d’assurer un délai de réponse rapide) :

  • Établir et suivre l’emploi du temps du directeur (prise des rendez-vous, gestion du temps, préparatifs en vue de réunions, etc.);
  • Répondre aux appels téléphoniques et les filtrer, fournir des renseignements généraux sur les procédures et les politiques du Centre et acheminer des appels au besoin;
  • Rédiger la correspondance courante selon les indications verbales reçues ou d’après sa propre connaissance des procédures et des politiques du Centre. Créer des documents Word, Excel et PowerPoint. Faire de la révision de texte et de la lecture d’épreuves au besoin;
  • Consigner les mesures et les décisions administratives concernant les dossiers confiés à la directrice, verser les documents aux dossiers et gérer un système de contrôle;
  • Coordonner, de concert avec l’agence de voyages désignée du Centre, les dispositions en vue des déplacements de la directrice, tant au pays qu’à l’étranger. Au besoin, prendre des dispositions auprès des consulats pour l’obtention de visas, réserver des chambres d’hôtel, fixer des rendez-vous, préparer de la documentation et traiter les notes de frais dans le système NavigatER;
  • Prendre les dispositions nécessaires pour l’organisation de journées de réflexion et de réunions (réserver les salles, préparer les ordres du jour, compiler et distribuer la documentation préalable). Remplir le rôle de secrétaire (prendre les notes, les résumer dans un procès-verbal et le distribuer, conserver et tenir à jour les dossiers des comités);
  • Effectuer, à la demande de la directrice, des recherches dans Internet ou dans des ressources du CRDI; et
  • Mettre à jour le plan de travail de la directrice et rappeler aux membres de l’équipe de gestion de la DRH la nécessité de fournir des mises à jour périodiques.

Soutien administratif à la DRH

  • Assurer la liaison avec les membres de la DRH en leur communiquant des renseignements pertinents, en assurant leur formation au besoin, en coordonnant les réunions du personnel, en veillant à la préparation de contrats pour l’obtention de biens et de services, et en s’acquittant d’autres activités;
  • Diriger la gestion des dossiers papiers et électroniques de la DRH;
  • Aider les membres du Comité de gestion des ressources humaines pour ce qui est des questions budgétaires et de prendre les dispositions nécessaires pour leurs déplacements;
  • Tenir à jour les registres de présences de la DRH, produire un rapport d’activités sommaire et tenir les membres du personnel au courant de leurs crédits de congé restants;
  • Vérifier et distribuer les relevés mensuels de communications téléphoniques;
  • Assurer à la DRH un approvisionnement constant en fournitures de bureau;
  • Préparer et acheminer les demandes d’achat de la DRH et au besoin assurer le suivi auprès de la section des achats; et
  • Assurer le suivi quant à l’emplacement et à l’attribution de l’équipement (comme des bureaux ou du matériel informatique).

Responsabilités d’ordre budgétaire

  • Établir et surveiller le budget de la DRH (rencontrer chaque membre de l’équipe de gestion pour définir ses besoins, établir le budget annuel, saisir les données et présenter la proposition de budget aux Services financiers);
  • Examiner et suivre le budget mensuellement et présenter des rapports périodiques à la directrice;
  • Établir et présenter aux Services financiers une estimation des dépenses engagées en milieu d’exercice et une projection du montant prévu pour le reste de l’exercice;
  • Entretenir des contacts réguliers avec les Services financiers afin de mettre à jour et de réviser les procédures, lorsque nécessaire; et
  • Procéder à toutes les saisies de données dans le système EPIC, y compris celles liées à la création de demandes d’achat pour les contrats et à la réception des factures;
  • Gérer la fermeture de comptes en fin d’exercice en assurant le règlement de toutes les factures en suspens et la clôture de tous les contrats terminés; et
  • Approuver les demandes d’achat relatives à des services de messagerie et de photocopie et les remboursements de fonds de la petite caisse; autoriser le règlement des factures, dûment étayées et approuvées, n’excédant pas 1 000 $.

Programme de témoignage de reconnaissance

  • Planifier et coordonner, chaque année, le Programme de témoignage de reconnaissance à l’intention de tous les employés et superviser l’amélioration continue du programme;
  • Dresser la liste des employés admissibles, préparer les invitations et veiller à la production des certificats pour la cérémonie de remise annuelle;
  • Préparer les demandes d’achat pertinentes;
  • Organiser la cérémonie de remise (préparer le programme, veiller à l’offre de rafraîchissements et à la décoration, etc.);
  • Consulter la présidente du CRDI au sujet du choix et de l’achat de cadeaux et de la préparation de l’allocution qu’elle prononce à cette occasion;
  • Assurer la coordination, avec le directeur et (ou) le contrôleur de chaque bureau régional, de la tenue d’une cérémonie de remise locale;
  • Assurer la distribution des cadeaux et des certificats aux employés des bureaux régionaux et d’Ottawa n’ayant pu prendre part à la cérémonie de remise; et
  • Prendre les dispositions nécessaires pour la prise de photos et pour que la cérémonie soit annoncée à tout le personnel.

Communications, publication sur le Web et mise à jour du PCRA

  • Établir et tenir à jour le calendrier mensuel des publications et messages émanant de la DRH:
  • Préparer, de concert avec l’équipe de gestion, les messages qui seront publiés sur ÉCHOnet;
  • Servir de webmestre pour les pages Web de la DRH. Assurer la mise à jour et l’expansion de ces pages de manière à tenir le personnel du siège et des bureaux régionaux en tout temps au courant des démarches, des procédés, des politiques et des programmes en matière de RH. Ce site est la source principale de renseignements sur les RH dont disposent les gestionnaires et le personnel du Centre. Il contribue aussi à réduire le nombre d’appels et de demandes de renseignements que le personnel des RH est appelé à traiter; et
  • Mettre à jour les annexes I et II du plan de continuité et de reprise des activités (PCRA) du CRDI deux fois par année.