Coordonnateur, Gestion des documents

Résumé des fonctions

À titre de membre d’une équipe de spécialistes de la gestion de l’information, le coordonnateur en gestion des documents est le contact de première ligne pour les membres du personnel du Centre qui ont besoin d’avoir accès au système corporatif de gestion des documents. Le coordonnateur en gestion des documents est chargé de maintenir un système d’archives courantes et intermédiaires pour le siège et les bureaux régionaux du CRDI. Il ou elle implante des systèmes de classement et offre avec diligence aux clients un service efficace. Le ou la titulaire agit comme personne-ressource en donnant à ses clients de la formation, du soutien fonctionnel et des conseils sur le classement de leurs dossiers et documents.

Tâches ou responsabilités principales

Mettre en oeuvre le plan de classification des documents au siège social et dans les bureaux régionaux, en:

  • rencontrant les diverses unités administratives pour définir leur structure de classement;
  • créant des dossiers papier et électroniques;

Tenir à jour le contenu et préserver l’exactitude de la base de données de gestion des documents en créant de nouveaux dossiers à la demande des clients et mettre à jour les données des dossiers selon leur cycle de vie, c.-à-d. de l’état actif à l’état inactif;

Classifier, indexer, faire des références croisées et identifier les documents relatifs aux projets et aux activités administratives du CRDI en attribuant, conformément au plan de classification des documents du Centre, le numéro de dossier et le titre appropriés de chaque dossier et les mots-clés servant à la recherche;

Collaborer avec le gestionnaire du Groupe de gestion des documents afin de maintenir à jour le plan de classification et les outils connexes;

Fournir une aide spécialisée en gestion des documents au personnel du Centre, en offrant:

  • de la formation individuelle ou de groupe et du suivi auprès des utilisateurs;
  • de l’aide et de l’encadrement de première ligne;
  • de l’appui fonctionnel sur Livelink et les procédures de classement;
  • des réponses à des demandes d’information générale sur la gestion des documents.

Tenir une salle de dossiers bien organisée et conviviale pour assurer des consultations et des recherches efficaces, en:

  • classant les documents dans les dossiers appropriés;
  • étiquetant les dossiers et les classant en ordre numérique sur les tablettes;
  • retirant les dossiers inactifs des tablettes pour les envoyer à l’archivage;
  • replaçant les dossiers au besoin pour en classer de nouveaux et rajustant l’ordre des dossiers suite au retrait des dossiers inactifs.

Effectuer du contrôle de qualité pour assurer que :

  • les dossiers papier sont complets et les documents y sont classés en ordre chronologique;
  • tous les dossiers papier et électroniques sont classifiés et identifiés tel que requis;
  • les dossiers ne contiennent pas de matériel non documentaire;
  • l’on a fait des copies de tous les documents pertinents ou que l’on a établi des références croisées dans le cas d’un dossier à sujets multiples et que toutes les entrées pertinentes ont été effectuées dans la base de données de gestion des documents;
  • l’on a bien appliqué les nomenclatures en vigueur aux dossiers et aux documents enregistrés dans Livelink;
  • les entrées de données, tels que les mots-clés, les dates, le titre du document, etc., sont complètes et exactes selon les procédures de gestion des documents;
  • les doubles des documents papier ou électroniques seront supprimés.

Fournir un service d’aide à la recherche de documents en:

  • définissant le sujet de la demande, ainsi que le bon titre et le bon numéro de dossier en effectuant des recherches dans les bases de données de gestion des documents et d’autres bases de données du Centre, grâce à sa connaissance de la structure interne et des activités du Centre ou en consultant le personnel;
  • fournissant les dossiers, documents ou renseignements demandés;
  • informant le client, dans le cas de demandes complexes, non seulement du dossier auquel a été versé le document recherché, mais aussi des dossiers connexes qui peuvent aider à fournir tout le contexte de la situation ou permettre au client de prendre les mesures appropriées;
  • donnant des conseils aux clients ou les diriger vers d’autres ressources appropriées du Centre.

S’occuper du classement des extrants de projets de recherche en collaboration avec les administrateurs de programmes du Centre.