Contrôleur Régional (h/f)

Résumé des fonctions

Relevant du directeur régional et à titre de membre de l’équipe de gestion du bureau régional, le contrôleur régional est chargé de fournir tout un éventail de services au personnel du CRDI au bureau régional et au siège et de veiller à ce que les activités du bureau régional sont menées de façon efficiente, efficace et économique dans le but d’assurer la prestation des programmes.

Le contrôleur régional est chargé directement de la gestion de toutes les activités qui ont trait aux services administratifs, aux finances, à la comptabilité, à l'administration des subventions, aux ressources humaines, à la technologie de l’information et à la gestion de l’information, reliées au fonctionnement du bureau régional. Pour s’acquitter de ces responsabilités, le contrôleur régional relève du vice-président, Ressources, et il collabore de près avec les directeurs et les gestionnaires de la Direction générale des ressources au siège afin d’assurer qu’on satisfait aux attentes et aux normes en matière de rendement. Le contrôleur régional a souvent le pouvoir d’agir pour le compte du directeur régional lorsque celui-ci est absent.

Tâches ou responsabilités principales

Gestion du bureau régional

  • Établir, en collaboration avec le directeur régional, un cadre de planification et d’allocation des ressources (financières, humaines et matérielles) afin de répondre aux objectifs et aux priorités des programmes du Centre et du bureau régional, à moyen et à long terme.
  • Participer et contribuer aux activités d’élaboration des règlements administratifs à l’échelle du Centre et des bureaux régionaux. Examiner les règlements administratifs et les procédures en vigueur pour en déterminer l’efficacité et amorcer des discussions ou des mesures avec le directeur régional ou le siège, au besoin, dans le but de régler des problèmes.
  • Établir une infrastructure opérationnelle et administrative efficace au bureau régional pour assurer que les ressources sont utilisées efficacement de manière à appuyer les initiatives de programme et d’autres éléments de programme, que le service est exécuté à temps et de façon efficiente, que les priorités sont comprises de tous et que la charge de travail ou d’autres problèmes sont définis et réglés avec efficience.
  • Assurer que le personnel utilise de manière efficace les processus administratifs, de même que les procédures et les systèmes d’information établis par le Centre.
  • Assurer qu’il existe des mécanismes de surveillance et d’évaluation de l’efficience et l’efficacité des opérations.
  • Définir les besoins opérationnels et assurer le soutien opérationnel en vue de l’établissement de programmes subventionnés par des partenaires externes, en étroite collaboration avec le gestionnaire des fonds externes.
  • Assurer que le bureau régional respecte les règlements administratifs et les procédures relatives à la gestion des documents institutionnels en assurant la liaison avec la Division de la gestion de l’information et de la technologie de l’information et en prévoyant les ressources humaines et le budget nécessaires pour la tenue et la destruction des dossiers généraux et des dossiers sur les projets.
  • Représenter, au besoin, les bureaux régionaux auprès du Comité de gestion des Ressources humaines (CCBR) et du Comité de la demande d’information (CDI) ; les contrôleurs régionaux, qui ne sont pas membres d’un comité, doivent fournir à leur collègue membre toute information et rétroaction pertinente à leurs bureaux pour être considérées par ce comité.

Gestion financière et administrative

  • Veiller à ce que les activités financières du bureau régional se déroulent conformément aux règlements administratifs et aux procédures du Centre. En collaboration avec le siège, élaborer et mettre en œuvre des méthodes et des procédures permettant au bureau régional de prendre en charge son administration financière, ce qui inclut les budgets et la planification, la comptabilité générale, les comptes créditeurs et débiteurs, l’analyse financière et les rapports de gestion.
  • Veiller à ce que des contrôles des mécanismes de reddition de comptes appropriés soient en place pour toutes les activités du bureau régional, répondent aux besoins de la direction et soient compris de tout le personnel du bureau régional.
  • Assurer au besoin, en coordination avec le gestionnaire des fonds externes au siège, la liaison avec les représentants des organismes de développement pour ce qui est des accords et contrats administrés au bureau régional, de manière à ce que les documents juridiques établis entre le Centre et ceux-ci reflètent avec précision les exigences administratives respectives des deux parties.
  • Veiller à ce que le volet administratif du bureau régional est conforme aux procédures et aux règlements administratifs du Centre. Le volet administratif regroupe des domaines comme la réception, les communications (par téléphone et télécopieur), la gestion du matériel (les achats, l’expédition du courrier, la reproduction, les livraisons et les déplacements autorisés) et la gestion des installations (l’hébergement, l’entretien ménager et la sécurité).

Administration des subventions

  • Conseiller et aider les membres du personnel des programmes en ce qui a trait à la planification et à l’administration des activités de programmes dans les régions et au chapitre des règlements administratifs et procédures afin de favoriser la cohérence à l’échelle du Centre. Ces interventions portent sur les aspects suivants : conception de budgets, négociation de contrats, rédaction de documents juridiques, suivi des projets, analyse et paiement des subventions et approbation des rapports financiers des projets.
  • Évaluer l’impact des règlements administratifs du Centre en matière d’administration des subventions dans la région et contribuer à la révision des règlements ou à l’élaboration de nouveaux règlements administratifs.
  • Définir, évaluer et gérer les risques financiers et administratifs en collaboration avec les agents responsables des projets engagés dans les régions en effectuant des évaluations auprès des institutions bénéficiaires à des moments clés du cycle de vie de chaque projet, en donnant des conseils aux récipiendaires et, s’il y a lieu, en organisant des cours de formation en gestion financière et administrative des subventions accordées par le CRDI.
  • Établir des calendriers d’évaluation du travail des bénéficiaires de subventions.
  • Aider le gestionnaire des fonds externes à s’assurer que les accords de contribution des bailleurs de fonds soient conformes aux procédures financières et administratives du Centre.
  • À la demande du gestionnaire des fonds externes, examiner, analyser et négocier des contrats extérieurs afin de protéger les intérêts du Centre et de diminuer les risques financiers. Assurer que la réception et la gestion des fonds externes soient effectuées en conformité avec les règlements administratifs du Centre.

Gestion des ressources humaines

  • En collaboration avec la Division des ressources humaines, administrer, mettre en œuvre et évaluer des règlements administratifs, des systèmes, des contrôles et des services reliés à tous les aspects de la gestion des ressources humaines au bureau régional, ce qui comprend le recrutement, la classification et la rémunération, la paie et les avantages sociaux, l’analyse et la conception organisationnelles, la formation et le perfectionnement, l’examen et l’évaluation du rendement, ainsi que les relations de travail.

Gestion de l’information

  • Veiller à ce qu’il existe des moyens et des mécanismes de communication efficaces et qu’ils soient utilisés, en conformité avec les règlements administratifs et les procédures du Centre et du bureau régional. Aborder et résoudre les questions de non-conformité d’une façon positive et constructive.
  • Assurer qu’on a mis en place des systèmes de production de données et d’information nécessaires à la prise de décisions. En collaboration avec la Division de la gestion de l’information et de la technologie de l’information (DGITI) et d’autres divisions de la Direction générale des ressources, assurer que l’infrastructure de technologie de l’information (TI) et les ressources humaines, techniques et financières du bureau régional à cet égard suffisent pour satisfaire aux exigences et qu’elles sont gérées et utilisées avec efficience de façon à répondre aux objectifs et aux priorités du Centre dans le domaine de la TI.
  • En collaboration avec le personnel de la DGITI au siège, assurer que tous les employés du bureau régional reçoivent la formation appropriée quant à l’utilisation et à l’opération des systèmes d’information du Centre.