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Conseiller financier, Gestion budgétaire et financière

Résumé des fonctions

Le conseiller financier est à la tête de l’équipe responsable des budgets et a donc d’importantes responsabilités en ce qui concerne la préparation annuelle du Programme des travaux et budget du Centre (xx centres de coûts dépensant au total quelque 190 millions de dollars en 2007-2008). Par ailleurs, il s’occupe des modèles financiers servant à établir les prévisions de dépenses globales du Centre, et les raffine au besoin.

Il incombe au conseiller financier de veiller à la préparation de tous les rapports financiers produits à des fins internes et externes.

Le conseiller financier prodigue des conseils aux directeurs et au personnel de gestion des divisions quant à tous les aspects de la planification et du suivi budgétaires.

Le conseiller financier contribue à l’élaboration des politiques et procédures ayant trait à la planification et au suivi budgétaires de même qu’à l’établissement de rapports financiers au CRDI, et ce, en étroite collaboration avec les contrôleurs régionaux et avec les directeurs et le personnel de gestion des divisions.

Résumé des fonctions

Le conseiller financier coordonne une série d’activités ayant trait à la planification et au suivi budgétaires de même qu’à l’établissement de rapports financiers.

Le conseiller financier coordonne diverses tâches qui mènent à l’établissement du Programme des travaux et budget du Centre. En outre, il prodigue des conseils financiers aux directeurs et au personnel de gestion des divisions en matière de suivi budgétaire et de suivi des résultats d’exploitation.

Enfin, il incombe également au conseiller financier de veiller à ce que tous les rapports financiers produits à des fins internes et externes soient préparés dans les délais prévus. Il prépare l’aperçu de la situation financière mensuel et examine tous les rapports exigés par la loi préparés par les analystes financiers.

Tâches ou responsabilités principales

Planification budgétaire

Il incombe au conseiller financier de coordonner les diverses étapes de la préparation du Programme des travaux et budget (PTB) du Centre, ce qui comporte les tâches suivantes, sans toutefois s’y limiter:

  • préparer le cadre financier du PTB, ce qui inclut les hypothèses retenues (revenus, dépenses d’exploitation, dépenses en immobilisations), et le présenter au gestionnaire et au directeur afin qu’ils le passent en revue;
  • préparer la note annuelle demandant l’envoi des propositions de budget de même que le calendrier budgétaire;
  • coordonner la distribution de ladite note et des fichiers budgétaires;
  • passer en revue les données de base (les coûts standards proposés, les taux de change, le coûts des avantages sociaux, etc.) pour garantir qu’elles sont raisonnables et cohérentes;
  • établir des montants de référence comparables pour tous les centres de coûts;
  • examiner et analyser les propositions de budget présentées afin de vérifier si elles sont conformes aux normes et aux politiques établies et sont raisonnables; coordonner le travail des analystes financiers;
  • consolider tous les éléments et questions pour lesquels il faut en référer à la haute direction et présenter des recommandations au gestionnaire et au directeur;
  • préparer des tableaux financiers de haut niveau et toute autre analyse que le gestionnaire lui demande de fournir afin que la haute direction puisse examiner et approuver le budget;
  • préparer les lettres informant les responsables des centres de coûts des décisions que la haute direction a prises relativement au budget;
  • déterminer, en consultant la Division de l’administration des subventions, la ventilation mensuelle du budget des dépenses de programme;
  • préparer la note annuelle demandant l’envoi des demandes de réaffectation de fonds et en coordonner la distribution;
  • superviser la réception de toutes les demandes de réaffectation en assurant le suivi auprès des responsables des budgets;
  • examiner et analyser toutes les demandes de réaffectation et présenter des recommandations au gestionnaire et au directeur;
  • préparer les lettres informant les responsables des centres de coûts des décisions prises relativement aux réaffectations;
  • examiner les demandes de modification des budgets et présenter des recommandations au gestionnaire et au directeur; et
  • superviser la préparation du document Programme des travaux et budget.

Suivi budgétaire

Le conseiller financier suit rigoureusement les budgets et assure rapidement le suivi lorsqu’il détecte un écart d’importance. En outre, il prodigue des conseils aux directeurs et au personnel de gestion des divisions quant à divers aspects du suivi des budgets. Cela comporte les tâches suivantes, sans toutefois s’y limiter:

  • coordonner la production des rapports financiers mensuels et leur distribution à tous les directeurs et membres de la gestion compétents;
  • examiner chaque mois les résultats d’exploitation afin de détecter tout écart d’importance et, le cas échéant, veiller à un suivi adéquat et rapide;
  • transmettre au gestionnaire les explications données à l’égard des écarts d’importance détectés dans les résultats d’exploitation;
  • réaliser une analyse trimestrielle des résultats détaillés relativement aux budgets d’exploitation et d’immobilisations en ce qui concerne certains grands centres de coûts afin de trouver l’explication derrière les écarts par rapport aux budgets, de recommander des correctifs et de conseiller les directeurs et membres de la gestion compétents quant à la gestion financière de leurs budgets;
  • examiner l’analyse trimestrielle préparée par les analystes financiers et recommander les correctifs à prendre, au besoin;
  • conseiller au besoin les directeurs et le personnel de gestion des divisions en recevant leurs questions au sujet de leurs budgets d’exploitation et d’immobilisations, en faisant la recherche voulue et en y répondant; et
  • préparer les diverses analyses des résultats d’exploitation exigées par le gestionnaire.

Établissement de rapports financiers

Il incombe au conseiller financier de coordonner la préparation de divers rapports financiers produits à des fins internes et externes. Cela comporte les tâches suivantes, sans s’y limiter:

veiller à ce que tous les rapports financiers mensuels soient établis, imprimés et distribués selon le calendrier établi pour les fins de mois;

  • examiner le document de rapprochement mensuel en ce qui concerne tous les rapports ayant trait aux programmes;
  • préparer l’aperçu de la situation financière mensuel, ce qui comporte la production d’états financiers et d’une analyse des écarts;
  • préparer les diverses tables et annexes financières qui accompagnent l’aperçu de la situation financière mensuel;
  • conseiller le gestionnaire et lui faire des recommandations en ce qui concerne les nouvelles données qu’il serait pertinent d’inclure dans l’aperçu de la situation financière mensuel;
  • préparer les sections pertinentes du rapport annuel et y présenter l’information financière de façon novatrice et informative; et
  • examiner tous les rapports exigés par la loi préparés par les analystes financiers.

Soutien général à la section de la gestion budgétaire et financière

  • Appuyer le gestionnaire dans l’examen ou l’élaboration des politiques et procédures ayant trait à la planification et au suivi budgétaires de même qu’à l’établissement de rapports financiers;
  • De façon ponctuelle et à la demande du gestionnaire ou d’autres intéressés, préparer diverses analyses ou études;
  • Appuyer le gestionnaire dans la mise au point de modèles de prévision des dépenses;
  • Établir les spécifications des rapports et participer à la création de rapports et de leurs  Veiller à ce que toute la documentation soit facilement accessible dans l’intranet;
  • Se conformer aux politiques et procédures en matière de classement électronique;
  • Aider le gestionnaire à s’acquitter de ses fonctions; et
  • Agir au nom du gestionnaire en son absence.