Agent (h/f) - Santé des voyageurs et mieux-être

Résumé des fonctions

Sous la direction du spécialiste, Santé des voyageurs et mieux-être, et en tant que membre de la Division des ressources humaines, l’agent, Santé des voyageurs et mieux-être (h/f), fournit soutien et services de coordination aux Services de santé, lesquels englobent la clinique de santé des voyageurs, le programme d’ergonomie, le Programme d’aide aux employés (PAE) et le programme de santé et de sécurité au travail. En outre, il crée, planifie et exécute, au siège et dans les bureaux régionaux, un programme de mieux-être efficace axé sur la promotion d’un mode de vie sain et de la santé. Il aide aussi les membres de la direction et le reste des employés du Centre à cerner leurs besoins en matière de mieux-être, analyse les préoccupations exprimées, cherche des solutions et fournit des solutions et des stratégies individuelles ou pouvant s’étendre à l’échelle du Centre.

Tâches ou responsabilités principales

Soutien administratif et services de coordination aux Services de santé

Coordonner tous les aspects des tâches administratives au sein des Services de santé :

Réception
En qualité de premier point de contact des Services de santé pour les membres du personnel (tant en personne qu’au téléphone), répondre aux demandes d’information ayant trait aux diverses activités de promotion de la santé et du mieux-être, fournir un peu d’orientation aux nouveaux employés, fixer des rendez-vous, administrer les premiers soins en cas de blessure mineure et assurer la propreté de la salle de premiers soins et de la salle d’attente;

Communications
Rédiger la correspondance, les notes et les messages devant être affichés sur ÉCHOnet. Administrer la page intranet des Services de santé et afficher des messages sur ÉCHOnet en leur nom. Créer et mettre à jour des formulaires, des questionnaires, des notes, des mises en garde et d’autres annonces ayant trait aux Services de santé. Tous les ans, envoyer un rappel aux employés en déplacement au sujet des lignes directrices relatives au dépistage. Préparer des trousses d’orientation à l’intention des nouveaux employés.

Budget/finances
Assurer le contrôle des charges afférentes aux fournitures médicales, au programme de mieux-être, à l’aide financière accordée pour le conditionnement physique, au PAE, aux services médicaux et aux autres services professionnels qui sont engagées au sein des Services de santé. Faire rapport au spécialiste, Santé des voyageurs et mieux-être, et fournir des conseils au coordonnateur à l’administration de la Division des ressources humaines (DRH). Payer des factures, assurer le contrôle des dépenses reliées aux contrats et rembourser des frais médicaux aux employés. Effectuer le suivi des contrats de consultation conclus par les Services de santé et examiner tout changement contractuel avec le spécialiste, Santé des voyageurs et mieux-être, et l’agent d’approvisionnement. Préparer les rapports de frais pour la carte commerciale du CRDI et pour la carte Voyage utilisées au sein des Services de santé.

Fournitures
Dresser régulièrement l’inventaire des fournitures des Services de santé (matériel de premiers soins, documentation, fournitures médicales et trousses de voyage). Commander des fournitures et de l’équipement selon les besoins. Préparer des demandes d’achat et collaborer étroitement avec la section Achats au besoin. Tenir une liste des fournitures médicales, y compris des vaccins et des médicaments avec leur date de péremption.

Indicateurs de rendement
Recueillir de l’information sur les indicateurs de rendement tels que le taux d’utilisation du PAE, les retombées des initiatives en matière de mieux-être et le nombre d’évaluations ergonomiques et d’examens médicaux réalisés.

Aide financière accordée pour le conditionnement physique
Tenir un registre des reçus des employés abonnés au centre de conditionnement physique et ayant droit à de l’aide financière à ce titre. Tous les trimestres, préparer un rapport indiquant les sommes remboursables et le soumettre au service de la paie.

Classement
Créer, fermer et classer les dossiers médicaux des employés et titulaires de bourse du CRDI qui sont appelés à se déplacer (les « voyageurs »). S’assurer que tous les renseignements protégés demeurent confidentiels et sont conservés à un endroit fermé à clé. Tous les ans, procéder à l’archivage des dossiers médicaux et à la suppression des vieux dossiers, conformément à la politique en vigueur.

Projets spéciaux
Aider le spécialiste, Santé des voyageurs et mieux-être, dans l’exécution de projets spéciaux tels que le programme de prévention des risques, la révision des directives médicales et des normes en matière d’ergonomie du mobilier et l’inventaire des fournitures médicales et de l’équipement ergonomique.

Coordination du programme de mieux-être du CRDI

  • Créer, planifier et exécuter, au siège et dans les bureaux régionaux, un programme de mieux-être efficace axé sur la promotion d’un mode de vie sain et de la santé.
  • Planifier et organiser tous les mois un atelier ou une activité spéciale répondant à des besoins ciblés en matière de mieux-être.
  • Organiser et faire connaître les activités du programme de mieux-être, et cerner pour ce faire les produits, ateliers et fournisseurs cadrant le mieux avec les besoins du Centre. Évaluer chaque activité avant et après sa tenue et respecter le budget établi pour chacune d’elle.
  • Donner des ateliers (par exemple, séances d’information, d’étirements) sur une variété de sujets reliés aux mieux-être au siège et dans les bureaux régionaux par vidéoconférence.
  • Rencontrer les membres du comité du programme de mieux-être et agir en tant que secrétaire, ce qui veut dire : organiser les réunions (deux ou trois par an); rédiger les procès-verbaux; distribuer les documents pertinents aux membres.
  • Vérifier quotidiennement le contenu de la boîte de réception du compte de messagerie du programme de mieux-être, répondre aux demandes et faire le suivi requis.
  • Préparer chaque année un calendrier montrant les thèmes mensuels et les différentes activités prévues pour la période allant de septembre à mai.
  • Tenir une bibliothèque électronique de sites Web pertinents en lien avec le mieux-être.
  • Jauger l’efficacité des initiatives en matière de mieux-être au moyen du mécanisme en place et faire état des résultats obtenus dans un rapport d’activités à la fin des mois de novembre et de mai.
  • Assurer la production d’outils de communication efficaces et de matériel publicitaire et de motivation de grande qualité (par exemple, affiches, invitations).
  • Offrir un service de qualité à tous les employés du Centre.

Clinique de santé des voyageurs

  • Fixer des rendez-vous au nom des voyageurs et envoyer des rappels à ces derniers.
  • Fournir aux nouveaux voyageurs des directives au sujet des formulaires de santé-voyage à remettre.
  • Envoyer les ordonnances à la pharmacie et prendre les dispositions voulues relatives à la livraison des médicaments et des vaccins, commander les vaccins et tenir une liste des vaccins avec leur date de péremption.
  • Demeurer au fait de l’arrivée de nouveaux employés, des cessations d’emploi et des affections à l’étranger pour s’assurer de prévoir un examen médical pour chaque employé qui sera appelé à se déplacer.
  • Mettre à jour, à la demande du spécialiste, Santé des voyageurs et mieux-être, la reliure contenant les directives médicales.
  • Prendre les dispositions nécessaires à l’élimination des matières dangereuses. Tenir à jour les formulaires de santé-voyage et les documents d’information à l’intention des employés appelés à se déplacer et mettre à disposition des copies pour la clinique de santé des voyageurs.
  • S’assurer que l’inscription au Réseau électronique d’information sur les déchets dangereux (REIDD) est faite tous les ans dans les délais prescrits, conformément aux dispositions législatives adoptées par le ministère de l’Environnement.

Programme d’ergonomie

  • Communiquer avec les nouveaux employés ou avec ceux qui demandent du soutien, et leur fournir de l’information et de l’aide en ce qui a trait à l’ergonomie de leur poste de travail, ou encore fixer pour eux un rendez-vous avec le spécialiste, Santé des voyageurs et mieux être, ou avec le consultant en ergonomie.
  • Tenir un registre des évaluations ergonomiques, y compris la liste des éléments de mobilier à réparer et un inventaire des fournitures et de l’équipement ergonomiques.
  • Assurer le suivi de l’équipement ergonomique prêté aux employés pour une courte durée.
  • Organiser des séances de formation en ergonomie.
  • Tenir et mettre à jour annuellement la reliure du mobilier standard après qu’il a été examiné par le spécialiste, Santé des voyageurs et mieux être, et le consultant en ergonomie.

Programme d’aide aux employés (PAE)

  • Agir comme secrétaire du Comité du Programme d’aide aux employés (PAE), ce qui signifie : organiser les réunions et les causeries éducatives; rédiger les procès-verbaux; distribuer les documents pertinents aux membres; afficher de l’information sur ÉCHOnet et sur la page Web des Services de santé.

Comité local de santé et de sécurité

  • Porter assistance aux employés blessés qui se présentent aux locaux des Services de santé et répondre aux appels 911 lorsque le spécialiste, Santé des voyageurs et mieux être, est absent.
  • Communiquer avec le secrétaire de séance du Comité local de santé et de sécurité lorsqu’un accident survient au CRDI et qu’une enquête est requise. Au besoin, entreprendre la production du formulaire Dossier de blessure ou maladie professionnelle auprès des membres du Comité local de santé et de sécurité.
  • Tenir à jour l’information et les fournitures en lien avec la santé et la sécurité, y compris la liste des préposés aux premiers soins, la reliure du Système d’information sur les matières dangereuses utilisées au travail, les renseignements sur les nouveaux membres du Comité, les trousses de premiers soins et les procédures à suivre en ce qui a trait aux premiers soins, à la réanimation cardiorespiratoire (RCR) et à l’utilisation du défibrillateur automatique.
  • Organiser les réunions des préposés aux premiers soins et préparer les communications y afférentes.
  • Coordonner la formation destinée aux membres du Comité local de santé et de sécurité et du Comité d’orientation en matière de santé et de sécurité), la formation annuelle de recertification en premiers soins ainsi que la formation sur la RCR et sur l’utilisation du défibrillateur automatique et l’examen des compétences en ces matières, selon les besoins.
  • Agir comme suppléant du secrétaire de séance du Comité local de santé et de sécurité et du Comité d’orientation en matière de santé et de sécurité.

Complexité du travail

En tant que membre de la Division des ressources humaines, exécuter un programme de mieux-être efficace et apporter un soutien adéquat au spécialiste, Santé des voyageurs et mieux-être, ainsi qu’aux activités des Services de santé, dans le but d’en assurer le bon déroulement.