Agent des systèmes d’information financière (h/f)

Résumé des fonctions

L’agent des systèmes d’information financière fournit, à Ottawa et dans les bureaux régionaux, une formation aux utilisateurs finaux concernant les principaux systèmes d’information financière, dont Oracle Financials (Oracle Purchasing, Oracle Payables, Oracle Cash Management, Oracle General Ledger et Oracle Fixed Assets) et les systèmes de gestion des dépenses. Le titulaire du poste prépare et tient à jour des documents de formation et des guides d’utilisateur relatifs à tous les systèmes.

Il agit à titre d’administrateur de systèmes en ce qui concerne le système de gestion des dépenses et procède au contrôle des données de l’ensemble des systèmes et de leurs modules.

Il met au point et à l’essai des rapports et des rustines, participe à toutes les activités de développement de systèmes de la Division et assure la liaison avec la Division de l’administration des subventions en ce qui a trait aux liens entre les systèmes.

Tâches ou responsabilités principales

Soutien relatif à tous les systèmes d’information financière

Pour chaque système essentiel à la réalisation de la mission de la Division et ses divers modules, préparer une liste des besoins en matière de formation. Collaborer avec les spécialistes fonctionnels de la Division pour veiller à ce que la liste de vérification de la formation couvre les exigences fonctionnelles pertinentes.

Collaborer avec les superviseurs des utilisateurs et avec les utilisateurs eux-mêmes pour veiller à ce que les programmes de formation comblent l’écart entre les exigences fonctionnelles et les connaissances et le savoir-faire des utilisateurs.

En collaboration avec les spécialistes fonctionnels de la Division, mettre sur pied des formations, préparer des guides d’utilisateur. Rendre les documents accessibles sur le site intranet et veiller à ce qu’ils soient constamment à jour. Collaborer avec des rédacteurs engagés et l’adjoint administratif de la Division.

Dispenser des formations de groupe ou individuelles à Ottawa et, à l’occasion, dans les bureaux régionaux. Pour ce faire, le titulaire doit être en mesure d’expliquer les processus administratifs et les notions liées à l’administration financière, par exemple les inclusions de taxe de vente, les principes de la tenue de livre, etc. Appuyer le perfectionnement continu d’experts en la matière appartenant à divers secteurs du CRDI en les encadrant de sorte qu’ils puissent à leur tour conseiller les utilisateurs de leur propre secteur.

Fournir un appui de deuxième ligne en effectuant le suivi des dossiers transférés par le Bureau d’assistance. Répondre directement aux demandes des utilisateurs formulées par courriel ou par téléphone ou par l’entremise du système de gestion des appels de dépannage.

Communiquer au besoin avec les fournisseurs de logiciels et le personnel responsable des TI pour régler les problèmes rencontrés par les utilisateurs finaux dans leurs activités quotidiennes relativement aux applications.

Administration de systèmes et contrôle de données

Assurer l’administration du système de gestion des dépenses, c’est-à-dire saisir et mettre à jour les renseignements sur les nouveaux utilisateurs et les employés, et procéder à la vérification et à l’approbation du contrôle d’accès.

En l’absence du gestionnaire, agir à titre d’administrateur du système EPIC.

Surveiller et évaluer l’intégrité des données de tous les systèmes financiers au moyen d’approches diverses y compris, mais sans s’y limiter, la préparation de rapports spéciaux et de requêtes. Tenir compte des concepts d’analyse liés aux processus administratifs en jeu et des principes comptables généralement reconnus. Cerner les tendances et les problèmes au chapitre de la qualité des données, tirer des conclusions quant à l’intégrité des systèmes, des processus administratifs ou des formations et attirer l’attention du gestionnaire fonctionnel concerné de la Division sur cette analyse afin qu’il assure le suivi.

Développement et mise à l’essai de systèmes

Collaborer avec les concepteurs des rapports Crystal (contractuels ou membres de la Division de la gestion de la technologie de l’information) dans la conception, la mise au point et la mise à l’essai de rapports utilisés dans les activités quotidiennes de la Division.

Sous la supervision du gestionnaire, explorer les fonctions d’Oracle existantes, mais sous-utilisées, afin d’optimiser l’utilisation du système financier.

Mettre à l’essai toutes les rustines, les mises à jour et les nouvelles applications en adoptant le point de vue de l’utilisateur final pour veiller au bon fonctionnement continu et à l’intégrité des systèmes. Coordonner l’évaluation des systèmes avec les utilisateurs finaux.

Participer aux activités d’examen des processus administratifs dans l’optique de cerner les répercussions en ce qui concerne les systèmes d’information. Plus précisément, collaborer étroitement avec la Division de l’administration des subventions pour garantir l’intégrité des données d’une application à l’autre et le bon fonctionnement des systèmes d’information relatifs aux finances et aux subventions.

Complexité du travail

Le titulaire de ce poste est responsable de tous les systèmes d’information financière utilisés dans les bureaux du CRDI, à l’exception d’un seul (la Section de la gestion budgétaire et financière s’occupe du fonctionnement de Pillar, le système de gestion budgétaire). Quelque 100 personnes utilisent les principales applications financières et au moins 200 personnes utilisent le système d’information sur les dépenses, qui traite chaque année plus de sept millions de dollars en notes de frais.

Comme le titulaire du poste sera en interaction permanente avec les utilisateurs des systèmes financiers de tous les bureaux, il joue un rôle important pour orienter la conception de nouvelles fonctionnalités et pour conseiller la direction de la Division des finances et de l’administration en ce qui a trait à la formation, aux procédures (processus administratifs) ou aux règlements administratifs sur lesquels il faut se pencher.