Agent de gestion des ressources (h/f)

Résumé des fonctions

Sous la direction du vice-président, Ressources, et chef de la direction financière (VPR & CDF), le titulaire participe à la gestion et à la coordination des activités de la Direction générale des ressources et de l’équipe de gestion de celle-ci, au sein du siège et dans les régions. Il s’emploie également à faciliter cette gestion et cette coordination. L’agent, Gestion des ressources (AGR) contribue par son expertise intellectuelle, technique et logistique à la planification stratégique et opérationnelle de la Direction générale en lançant, en coordonnant et en supervisant les processus et les dossiers clés. Il siège en tant que membre à part entière au sein du Comité de l’équipe de gestion de la Direction générale des ressources et gère le bureau VPR & CDF.

L’AGR assume un large éventail de tâches en vue de cerner les lacunes de la politique de gestion des ressources et de mettre en place des politiques et des procédures nouvelles ou améliorées, destinées à permettre une meilleure gestion des ressources au sein du CRDI. L’AGR joue en outre un rôle clé en aidant le VPR & CDF à assumer ses obligations envers les comités du Centre, le Comité de la haute direction (CHD) et le Conseil des gouverneurs. À maints égards, l’AGR est à la fois les yeux, les oreilles, le représentant et le porte-parole du VPR & CDF.

Tâches ou responsabilités principales

Gestion de la Direction générale

  • Gérer le bureau du VPR: diriger et superviser l’adjoint administratif, préparer et surveiller le budget du bureau, approuver les factures, obtenir le matériel et l’équipement nécessaires, superviser la préparation des déplacements du vice président, etc., le tout afin que toutes ces activités soient menées à bien le plus efficacement possible;
  • Discuter régulièrement avec les contrôleurs régionaux pour les inciter à prôner l’application des principes fixés par la Direction générale, les informer sur le contexte canadien dans lequel s’inscrivent les activités de la Direction générale et tenir le vice président au courant des développements dans les bureaux régionaux;
  • Gérer le suivi des recommandations émises à la suite des vérifications internes en coordonnant la préparation des solutions retenues par la direction ainsi qu’en s’assurant qu’elles sont mises en oeuvre dans les délais impartis et donnent lieu aux rapports souhaités par le vice président;
  • Aider l’équipe de gestion de la Direction générale à trouver des moyens de susciter et de gérer l’évolution des processus, des outils et des politiques;
  • Coordonner le travail des directeurs et de leur division concernant les initiatives de la direction générale en tenant le vice-président au courant des développements importants;
  • Organiser les grands événements annuels au sein de la Direction générale, comme la rencontre de ses directeurs et des contrôleurs régionaux ou encore son déjeuner annuel, et ce, en présidant à l’établissement de l’ordre du jour et en supervisant les préparatifs logistiques;
  • Coordonner l’assemblage des diverses contributions au Plan Annuel des Priorités et du Budget (PAPB) et aider le vice président à le peaufiner;
  • Collaborer avec l’unité responsable de la gestion budgétaire et financière de la division des finances et de l’administration afin d’assurer que la documentation sur les priorités et les plans à l’intention du Conseil des gouverneurs reflètent bien les orientations données par le VP et les autres membres de la haute direction;
  • Surveiller et appuyer le vice-président dans la préparation des principaux documents comme le plan de mise en oeuvre de la TI, le plan de mise en œuvre des ressources humaines, les documents consacrés aux principaux aspects financiers, les notes d’information, etc.;
  • Gérer la réception d’un grand nombre de rapports à l’intention du vice-président pour fins d’information et d’approbation; voir au classement électronique de ces documents;
  • Réviser les rapports financiers de la Direction générale et ceux relatifs aux équivalents temps plein (ETP), et porter les points susceptibles de poser problème à l’attention du vice président;
  • Effectuer les recherches nécessaires pour le vice président et préparer des exposés à son intention;
  • Faire en sorte que le suivi nécessaire soit effectué au nom du vice-président afin d’éviter tout retard touchant, par exemple, les plans de travail, les budgets ou les évaluations du rendement;
  • Contribuer à la gestion de l’information de l’unité de travail en servant d’administrateur du site SharePoint; et
  • Répondre aux questions concernant les politiques et les grandes orientations de la Direction générale formulées par le vice-président.

Gestion du Centre

  • Assurer l’harmonisation des formats du Manuel des politiques de gestion, gérer et assurer le contrôle final de la qualité des documents publiés sur le site par l’adjointe exécutive; prendre  en charge la rédaction du Volume O et la révision annuelle des politiques qui doivent être mises à jour;
  • En collaboration avec le bureau du secrétaire du Conseil des gouverneurs, s’assurer que le processus de préparation des documents de la Direction générale des ressources destinés au Comité de la haute direction, au Conseil des gouverneurs et aux comités de ce dernier suit son cours de manière à permettre le respect des délais fixés; obtenir le point de vue du vice président aux étapes critiques;
  • Passer en revue les documents du CHD, du Comité des ressources humaines (CRH), du Comité des finances et de la vérification (CFV) et du Conseil des gouverneurs, et cerner pour le vice président les aspects susceptibles d’intéresser la Direction générale des ressources;
  • Assister aux rencontres de planification et aux réunions des directeurs ainsi qu’assurer les liens avec les autres bureaux et unités de travail au sein du Centre, comme la Direction générale des programmes et des partenariats (DGPP), la Direction générale de la stratégie générale et des communications (DGSGC), Gestion du risque et audit interne (GRAI), etc., le tout en vue d’améliorer la cohérence, la coordination et l’efficacité des initiatives et des priorités du Centre;
  • Mener à bien des études, des projets et des missions pouvant être complexes, dont les échéanciers doivent absolument être respectés ou délicates du point de vue politique et pouvant impliquer la participation de plusieurs divisions de la Direction générale des ressources ou du Centre, et lorsque approprié, rédiger des rapports résumant les conclusions;
  • À titre de comptable professionnel, passer en revue les publications et les ébauches d’études de l’Association professionnelle des comptables CAP afin d’informer le vice-président des changements pertinents, en informer également le gestionnaire, comptabilité générale et le directeur, finances et  administration;
  • Appuyer le vice-président dans la planification financière à long terme du Centre;
  • Coordonner certaines activités comme la mise à jour des instruments de délégation des pouvoirs, et les préparer pour la signature du vice-président et du Président;
  • Tenir à jour les descriptions de tâches génériques des postes de la direction générale des ressources situés dans les bureaux régionaux en collaboration avec les directeurs concernés;
  • Représenter la Direction générale (ou la soutenir) au sein des divers comités ou groupes de travail, comme le Comité directeur de l’élaboration du cadre opérationnel; et
  • Analyser les aspects administratifs et financiers liés au contexte interne du Centre, cerner et évaluer leurs conséquences pour celui ci ou pour la Direction générale des ressources et recommander des approches et des options stratégiques à l’équipe de gestion de la Direction générale des ressources.

Encadrement

Direct

Adjoint administratif auprès du vice président

Indirect

Consultants à l’occasion.