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Agent d’administration des subventions (h/f)

Résumé des fonctions

L’agent d’administration des subventions supervise toutes les fonctions ayant trait à l’administration des subventions relativement aux activités de programme ou de projet. Il fournit des conseils d’ordre administratif et financier tout au long du cycle de vie des projets et des programmes financés par des sources externes (PFSE) et veille à ce que les politiques, règlements administratifs et procédures du CRDI soient respectés.

L’agent d’administration des subventions procède à l’examen final de tous les documents nécessaires à l’approbation des projets et des PFSE avant qu’ils ne soient transmis à la direction aux fins d’approbation. Il est en outre chargé de signer, au nom du CRDI, tous les documents juridiques relatifs aux projets et aux PFSE (accords de subvention et avis de subvention de voyage). En outre, l’agent d’administration des subventions est habileté à approuver les versements effectués au titre des projets et des PFSE, en veillant à la gérance appropriée des ressources du CRDI.

L’agent d’administration des subventions joue en outre un rôle actif pour ce qui est de suivre de près le respect des cibles en ce qui concerne les dépenses des projets et il assure la liaison avec la direction afin de garantir ce respect et d’ainsi faire en sorte d’éviter qu’on s’écarte du cadre financier approuvé.

Tâches ou responsabilités principales

Conception de projets

Fournir des conseils et une orientation d’ordre administratif et financier au personnel de la Direction générale des programmes et des partenariats (DGPP) et de la Direction générale de la stratégie générale et de la gestion régionale (DGSGGR) en ce qui concerne la conception de projets de manière à assurer l’adoption des bonnes pratiques et le respect des politiques, règlements administratifs et procédures du CRDI. Cela suppose ce qui suit.

• Examiner la structure administrative et financière des projets afin de vérifier si les mécanismes voulus sont en place pour assurer la gérance des ressources du CRDI

• Fournir des interprétations novatrices des politiques, règlements administratifs et procédures du CRDI lorsqu’il s’agit de résoudre des situations délicates en raison de l’emplacement et de la portée géographiques, de l’appréciation des risques institutionnels et de la méthodologie d’un projet. Au besoin, assurer la liaison avec d’autres divisions du CRDI afin de régler toute question en suspens

• Analyser la structure des budgets préliminaires et recommander des rajustements afin de faire en sorte que les budgets définitifs respectent les pratiques approuvées en matière d’administration des subventions et d’administration financière

• En collaboration avec le gestionnaire de la Division de l’administration des subventions (DAS) et avec le chef, Gestion des fonds de sources externes, établir la structure administrative et financière des PFSE de manière à ce qu’il soit possible de produire les rapports exigés en vertu des accords conclus avec d’autres bailleurs de fonds

• Passer en revue les appels à propositions par voie de concours pour veiller à ce que les exigences du CRDI sont clairement énoncées, de façon à ce que les auteurs de propositions les prennent en compte dans les propositions qu’ils élaboreront

Mise en œuvre et approbation de projets

Procéder à l’examen final de tous les documents nécessaires à l’approbation des projets avant qu’ils ne soient transmis à la direction de la DGPP et de la DGSGGR aux fins d’approbation. Cela suppose ce qui suit.

• Analyser les documents nécessaires à l’approbation des projets en ce qui concerne les structures de gestion, financière et budgétaire et les risques que présente l’établissement bénéficiaire, et faire les rapprochements voulus afin de veiller à ce que le traitement administratif corresponde aux risques

• Vérifier si les projets proposés respectent les politiques, règlements administratifs et procédures du CRDI tout en étant au diapason des objectifs généraux du Centre

• Évaluer les considérations d’ordre administratif et juridique associées aux projets et veiller à ce que les documents nécessaires à l’approbation des projets en tiennent compte comme il se doit

• Vérifier si le financement du projet correspond aux accords conclus avec des bailleurs de fonds pour l’obtention de fonds de sources externes

• Approuver les projets se trouvant dans le système du Centre rapidement afin que la direction dispose toujours de données exactes et à jour au sujet des affectations

• Pour chaque établissement bénéficiaire, créer un dossier dans le système du Centre et conserver des données à jour sur le rendement administratif de l’établissement, de manière à faire en sorte que le personnel de programme, de même que les directeurs et contrôleurs régionaux, aient accès sur demande à des données exactes

Administration et suivi de projets

Signer, au nom du CRDI, tous les documents juridiques relatifs aux projets, après avoir fait ce qui suit.

• Examiner les documents juridiques relatifs aux projets (protocoles d’accord fixant les conditions de la subvention, accords de subvention de soutien à la recherche, accords de bourse de recherche, contrats afférents aux bourses de recherche, contrats d’emploi des boursiers, marchés de services, avis de subvention de voyage et les modifications subséquentes s’il y a lieu) pour vérifier s’ils sont complets et respectent les politiques et les règlements administratifs et veiller à ce que les modalités comportent les clauses voulues

• Veiller à ce que les obligations juridiques soient établies en conformité avec la durée approuvée du projet et à ce que les aspects juridiques du projet soient au diapason des obligations du CRDI; si des éclaircissements s’imposent, consulter l’administrateur concerné et le conseiller juridique

• Fournir des conseils, interpréter des clauses contenues dans des documents juridiques, résoudre des problèmes associés à des contrats et répondre aux demandes de renseignements et aux plaintes de la part de bénéficiaires et de consultants ou entrepreneurs de manière à ce qu’ils reçoivent le soutien voulu au moment voulu

• Veiller à ce que les clauses spéciales émanant d’accords conclus avec d’autres bailleurs de fonds soient insérées dans les documents juridiques du CRDI

• Sur réception d’un exemplaire dûment signé de l’accord ou du contrat, engager les fonds du projet dans le système du Centre, et vérifier l’exactitude et l’intégrité de tous les engagements afin de permettre l’établissement de prévisions justes en matière de dépenses

• Déterminer s’il y a lieu de procéder à la clôture du projet sur les plans juridique et financier et analyser, avant la clôture, tous les documents contractuels afin de s’assurer qu’il n’y a aucune obligation contractuelle non satisfaite

Administration et gestion financières de projets

Coordonner l’examen des rapports financiers ou des factures relatifs aux projets et approuver tous les versements effectués au titre des projets au nom du CRDI. Cela suppose plus précisément ce qui suit.

• Examiner les analyses des rapports financiers des projets réalisées par les administrateurs de subventions et déterminer si le montant du versement est exact, afin d’assurer la gérance judicieuse des fonds

• Examiner et approuver les dépenses associées aux dispositions prises pour des déplacements entrant dans la catégorie des déplacements défrayés à même des fonds de programme qui ont été imputées aux projets, les administrateurs de subventions ayant porté ces dépenses à leur carte institutionnelle

• Approuver tous les versements effectués au titre des projets, y compris le paiement de factures exceptionnelles, au nom du CRDI et veiller à ce que les fonds soient affectés uniquement aux composantes de projets pour lesquelles ils avaient été engagés

• Surveiller les affectations, les engagements et les dépenses effectués dans les faits et recommander aux chefs et gestionnaires de programme des approches en vue de respecter les cibles en ce qui concerne les dépenses des projets

• Créer et tenir à jour les budgets des projets et enregistrer, dans le système du Centre, toutes les étapes du cycle de vie d’un projet qui entraînent un changement du statut du projet ou de l’une de ses composantes (par exemple affectations, engagements, réaffectations, prorogations, suppléments, clôtures, etc.) afin que les données sur l’affectation des fonds soient toujours exactes

• Surveiller de près les indicateurs financiers et les aspects des projets (comptes créditeurs, affectations non engagées, dépassements de coûts, versements automatiques, composantes dont la date d’achèvement est passée, projets orphelins, etc.) afin de déceler les risques ou problèmes émergents et de prendre les mesures qui s’imposent

• Vérifier et valider les renseignements bancaires fournis par les établissements bénéficiaires et vérifier si les versements sont transmis aux bénéficiaires voulus; au besoin, assurer le suivi auprès de la Division des finances et de l’administration (DFA) pour cerner les problèmes, afin de réduire au minimum les fraudes et d’assurer l’intégrité du décaissement des fonds

• Amorcer les processus comptables relatifs aux projets dans le grand livre du CRDI (engagements, charges à payer, clôture de projets, etc.) et préparer les écritures de journal de fin de mois et les feuilles de travail connexes pour les pistes de vérification en fin d’exercice selon les besoins, afin que les états financiers du CRDI rendent bien compte des sommes dues aux bénéficiaires

Amélioration continue des politiques, règlements administratifs, processus, procédures et systèmes

L’agent d’administration des subventions est l’un des « experts en la matière » du Centre en ce qui concerne l’administration des subventions et à ce titre, il fournit des conseils et des recommandations d’expert en vue d’assurer l’amélioration continue des processus, outils et systèmes administratifs, afin d’assurer l’efficacité et l’efficience des fonctions ayant trait à l’administration des subventions. Cela suppose ce qui suit, sans toutefois s’y limiter.

• Passer périodiquement en revue le Guide des procédures d’administration des subventions et recommander des modifications et des améliorations de sorte à assurer que son contenu est toujours exact et à jour

• Participer aux mises à l’essai des améliorations aux systèmes afin d’assurer une intégration lisse entre les systèmes et les processus administratifs

• Recommander de nouveaux processus en vue d’améliorer l’efficacité et l’efficience de la prestation des services et de la gestion de la charge de travail, et participer à leur mise en œuvre

• Contribuer à l’examen des processus administratifs en fournissant une rétroaction au gestionnaire de la DAS

• Participer, à titre de présentateur ou d’animateur, à la réunion bisannuelle des « experts en la matière » du Centre en ce qui concerne l’administration des subventions

Supervision d’une équipe

Superviser une équipe d’administrateurs de subventions (jusqu’à 3), être comptable du travail de ces derniers et inspirer chez eux des gestes positifs. Cela suppose ce qui suit.

• Encadrer, agir à titre de mentor, motiver et diriger des administrateurs de subventions et superviser leur production quotidienne, tout en veillant à une répartition appropriée de la charge de travail et à un service à la clientèle qui soit conforme aux normes de qualité et de service de la DAS

• Participer aux décisions de dotation et aux entrevues en ce qui concerne les administrateurs de subventions

• Effectuer des évaluations du rendement et recommander des cotes de rendement à la direction de la DAS

• Former les nouveaux employés (qu’ils relèvent de la DAS ou de la DGPP) à l’administration de projet

Complexité du travail

Les responsabilités de ce poste ont une portée à l’échelle du Centre. L’agent d’administration des subventions est chargé du contrôle administratif et financier de même que du suivi continu des activités de projets qui constituent le poste de dépenses le plus important du CRDI. En fait, plus de 65 % des dépenses du CRDI (plus de 100 millions de dollars) sont consacrées aux dépenses de projets ou de programmes, à l’égard desquelles l’agent d’administration des subventions joue un rôle actif et essentiel tout au long du cycle de vie des projets. Pour superviser les activités de projet, il doit faire appel à ses connaissances et à son savoir-faire dans de nombreux domaines, tels que la gestion administrative et financière, l’approvisionnement, les aspects juridiques, les déplacements et la dotation en personnel.

L’agent d’administration des subventions fournit des conseils au personnel de la DGPP et de la DGSGGR et effectue des examens essentiels aux étapes de la conception, de l’approbation et de la mise en œuvre des projets. Il joue en outre un rôle important en ce qui concerne tant l’administration des projets que le suivi financier. Il est chargé de signer, au nom du CRDI, tous les accords contractuels conclus avec des bénéficiaires et des consultants ou entrepreneurs. Après avoir analysé les rapports financiers, il approuve les sommes qui seront versées aux bénéficiaires et aux consultants ou entrepreneurs.

L’agent d’administration des subventions est chargé de coordonner les activités d’une équipe comptant jusqu’à trois administrateurs de subventions et de veiller à ce que tous les aspects administratifs et financiers des projets soient gérés en temps voulu tout en assurant la gérance judicieuse des ressources du CRDI.