Administrateur à la paie (h/f)

Résumé des fonctions

L’administrateur à la paie fournit un soutien efficace et efficient au conseiller de la paye et de systèmes RH afin de garantir le bon fonctionnement des activités de la Division des ressources humaines. Le titulaire est chargé de la saisie dans les délais prescrits de données exactes dans le SIGRHP (système intégré de gestion des ressources humaines et de la paie).

Le titulaire offre un précieux soutien opérationnel et administratif aux autres membres de l’équipe responsables de la rémunération. Dans le cadre de ses tâches liées à la paie, le titulaire est chargé des mesures de contrôle utilisées pour veiller à l’exactitude des feuilles de paie à la quinzaine et préparer les remises pour déductions salariales.

Tâches ou responsabilités principales 

  • Participer à la préparation de la paie à la quinzaine, avec exactitude et dans les délais prescrits, par l’entremise d’un système informatisé de gestion de la paie dont il assure également la maintenance;
  • Effectuer la saisie de données liées à la paie (nouveaux employés, changements, avantages sociaux, renseignements personnels, etc.);
  • Vérifier et calculer les feuilles de présence des employés occasionnels et des étudiants et calculer la rémunération des jours fériés pour les employés occasionnels et les étudiants;
  • Préparer des rapports relatifs à la paie, par exemple les livres de paie et les relevés vérifiés des opérations, et produire divers rapports bimensuels et mensuels;
  • Préparer et distribuer les fiches de paie à tous les employés du Centre;
  • Assurer la maintenance et la mise à jour de tous les mécanismes de contrôle et de vérification utilisés pour équilibrer et rapprocher les opérations liées à la paie, y compris un système de rappel concernant les mesures à prendre relativement à la paie;
  • Répondre aux questions d’ordre général concernant la paie et soumettre les problèmes plus complexes aux conseillers des services de rémunération;
  • Participer à la diffusion de renseignements liés à la feuille de paie (changements, législation) à tous les employés par l’entremise de messages ÉCHOnet ou de messages par courriel;
  • Aider les autres membres de l’équipe responsable de la rémunération à régler les questions concernant la paie des employés, notamment les congés sans solde, les congés de maladie et les cessations d’emploi;
  • Trier, reproduire et classer les avis relatifs à la paie et les rapports de rémunération;
  • Préparer et traiter les paiements électroniques et les chèques en respectant l’échéance (paiement toutes les deux semaines, tous les mois, une fois par année). Préparer le dossier justificatif et les rapports de paiement;
  • Seconder le conseiller des services de rémunération dans la préparation des relevés T4;
  • Vérifier et saisir les données relatives aux retenues salariales pour la campagne de Centraide et aider le conseiller des services de rémunération dans la campagne de souscription des Obligations d’épargne du Canada;
  • Effectuer la saisie et la mise à jour des renseignements sur la rémunération dans les systèmes de contrôle et de paie après la révision annuelle des salaires;
  • Assurer la gestion des formulaires (surveiller les quantités de formulaires de rémunération et de paie et conserver et mettre à jour les versions électroniques);
  • Établir et gérer le processus et les procédures nécessaires pour la mise en place d’un programme de gestion des autorisations de sécurité des employés;
  • Prendre contact à ce sujet avec les employés juste avant leur embauchage ou lorsque l’exige le renouvellement de l’autorisation;
  • Assurer la liaison avec des organismes externes pour la transmission et la réception d’information sur les autorisations de sécurité et aux fins de suivi;
  • Tenir à jour des dossiers du personnel et des dossiers confidentiels pour les employés et créer un fichier aide-mémoire en vue des renouvellements d’autorisations de sécurité; et
  • S’acquitter d’autres tâches et réaliser d’autres projets sur demande.