Administrateur de subventions (h/f)

Résumé des fonctions

L’administrateur de subventions est responsable de la prestation de services de soutien et prodigue des conseils d’ordre financier et administratif au personnel de programme désigné, aux boursiers, auteurs de propositions, bénéficiaires, fournisseurs et voyageurs aux étapes de l’élaboration, de la mise en oeuvre et du suivi d’un portefeuille de projets variés et de programmes financés de source externe (PFE) tout au long de leur cycle de vie.

Le titulaire est également responsable de la préparation des documents d’approbation de projets ainsi que de la documentation juridique y afférente et de l’examen des rapports financiers et des factures afin de déterminer le montant du paiement approprié.  En outre, l’administrateur de subventions joue un rôle de coordination dans les déplacements connexes aux projets et aux PFE.

En s’acquittant de ses responsabilités, l’administrateur de subventions doit s’assurer que le travail est exécuté conformément aux normes et aux politiques et procédures en vigueur au CRDI et veiller à l’administration efficace et judicieuse des ressources.

Tâches et responsabilités principales

Conception, mise en oeuvre et approbation de projets

Participer à la phase de conception et de mise en oeuvre des projets et fournir des conseils au personnel de programme sur la structure administrative et financière des projets ainsi que sur les exigences en matière d’autorisation de pays et de risque institutionnel.  Préparer les documents d’approbation de projet à des fins d’examen par l’agent d’administration de subventions et d’approbation par les cadres supérieurs.  S’assurer que tous les aspects administratifs et financiers du projet, ainsi que les risques associés à un pays et d’ordre institutionnel sont pris dûment en compte conformément aux politiques et procédures du CRDI afin de permettre l’administration judicieuse des ressources du projet.  Les activités incluent notamment :

  • Conseiller les administrateurs responsables sur les politiques et procédures nouvelles ou actualisées et s’assurer qu’il en est tenu compte dans la conception et la mise en oeuvre des projets;
  • Orienter les administrateurs compétents et les auteurs de propositions sur la préparation et la présentation du budget;
  • Examiner les budgets proposés afin de s’assurer qu’ils sont conformes aux politiques et règlements administratifs du CRDI;
  • Coordonner le processus d’autorisations de pays et obtenir tous les documents nécessaires pour la création et la validation de nouvelles institutions;
  • Préparer les documents d’approbation de projet et effectuer l’examen initial des éléments de projets fournis par les administrateurs responsables et les auteurs de propositions;
  • Faciliter les documents d’approbation de projet à travers le processus d’acceptation et de signature;
  • Engager et mener à bien les processus de prolongation ou de supplément et s’assurer du respect des politiques et procédures du CRDI;
  • Consigner et mettre diligemment à jour les données administratives et financières du projet dans le système de gestion de subventions et projets du CRDI.

Administration et suivi des projets

Préparer tous les documents juridiques (et les modifications subséquentes, le cas échéant) afférents aux projets et assurer également le contrôle et le suivi administratif des projets afin de cerner les difficultés et de proposer des solutions visant à garantir une conformité constante et la gestion des risques inhérents.  Ces tâches comportent les activités énumérées ci dessous :

  • Effectuer l’examen initial des ententes de portée juridique afin d’évaluer si les modalités et conditions standard sont satisfaisantes ou si d’autres clauses sont requises et assurer la liaison avec un représentant des services juridiques du CRDI au besoin;
  • Préparer la documentation juridique afférente au projet (Protocole d’accord fixant les conditions de la subvention, Accord de subvention de soutien à la recherche, contrats de bourses de recherche, contrats d’emploi des titulaires de bourses, contrats de service et avis de subventions de déplacement) à porter à la signature de l’agent d’administration de subventions.  S’assurer que les principes de gestion de projets et le régime de responsabilité financière applicable aux bénéficiaires, boursiers, fournisseurs ou voyageurs sont clairement intégrés à tous les documents juridiques;
  • Coordonner le processus d’approvisionnement pour toutes les acquisitions de biens requises par le projet;
  • Collaborer avec l’agent d’administration de subventions sur les activités complétées de fermeture et examen de projet afin de confirmer la réception de tous les produits livrables et l’enregistrement de toutes les opérations financières.

Administration financière, suivi et examen de projets

Examiner l’intégralité des rapports financiers ou des factures et les analyser afin de déterminer le montant du paiement approprié.  S’assurer que tous les paiements relatifs au projet sont dûment autorisés conformément aux politiques du CRDI et que les risques financiers sont pris en compte et atténués avant le paiement. Résoudre ou ramener également dans les justes proportions toute difficulté ou anomalie afin de garantir la gestion judicieuse des ressources en conformité avec les politiques et procédures du CRDI. Ces tâches incluent :

  • Examiner l’intégralité des rapports financiers et établir des paiements appropriés en fonction des produits livrables attendus et s’assurer que les paiements sont conformes à l’évaluation des risques institutionnels;
  • Examiner les factures reçues concernant les activités de projet, s’assurer de la livraison satisfaisante des biens ou services et obtenir les approbations de paiement appropriées;
  • Administrer et contrôler les bons de commande et les produits livrables émanant de documents juridiques signés, y compris en assurant le suivi auprès du personnel de programme pour examiner les livrables en suspens et auprès des bénéficiaires ou des fournisseurs pour recevoir les rapports financiers ou techniques;
  • Traiter ponctuellement les demandes de paiement afin d’éviter tout délai inopportun et de s’assurer que les objectifs de dépenses de projet sont satisfaits;
  • Saisir l’information sur les jalons de paiement dans le système de gestion de subventions et de projets du CRDI afin de permettre une prévision financière adéquate des dépenses;
  • Créer les comptes des nouveaux fournisseurs, puis vérifier et saisir les renseignements bancaires afin de s’assurer que les paiements sont effectués adéquatement et dans les délais prescrits;
  • Apporter un soutien dans la gestion et le suivi des PFE et des programmes et assurer le suivi du budget PFE global en veillant à recommander des approches novatrices afin de contrôler et d’administrer ces budgets de façon appropriée.

Coordination de déplacements et d’ateliers

Coordonner les dispositions de déplacement pour les boursiers, les fournisseurs, les participants, les personnes interviewées et d’autres intervenants.  Organiser les aspects administratifs et financiers des ateliers nationaux et internationaux. Tout en coordonnant les activités de voyage et de rencontre, s’assurer du respect des politiques et procédures du CRDI.  Cela inclut : 

  • Préparer les contrats administratifs, les avis de subvention de déplacements, les plans budgétaires et d’autres documents relatifs aux déplacements et à la tenue d’ateliers;
  • Autoriser l’agent de voyage à faire les arrangements et à émettre les billets acquittés par la carte de crédit institutionnelle;
  • Calculer, examiner et autoriser le paiement des comptes de dépenses;
  • Faire office de personne-ressource sur le plan administratif et d’interlocuteur de l’agent de voyages concernant toutes les activités relatives aux déplacements.

Soutien divisionnaire, amélioration continue et formation

Seconder les collègues et aider l’équipe à remplir le mandat de la Division. À cette fin :

  • Dispenser une formation spéciale sur le cycle de vie des projets, les politiques et procédures et les processus systèmes au personnel de programme nouvellement recruté;
  • Fournir, selon les nécessités, une formation d’égal à égal;
  • Examiner et recommander des options en vue de l’amélioration continue des politiques, procédures et bonification de systèmes afin d’accroître l’efficience et l’efficacité de la prestation de services et de l’administration et du suivi des projets.

Complexité du travail

Les responsabilités de ce poste ont une portée à l’échelle du Centre.  L’administrateur de subvention est chargé du suivi continu des activités de projets qui constituent le poste de dépenses le plus important du CRDI. En fait, plus de 65 % des dépenses du CRDI (plus de 100 millions de dollars) sont consacrées aux dépenses de projets pou de programmes à l’égard desquelles l’administrateur de subventions joue un rôle actif dans l’élaboration, la mise en oeuvre et le suivi de projets dans leur ensemble et fournit des conseils dans de nombreux domaines, tels que l’administration, l’approvisionnement, les aspects juridiques et financiers, les déplacements et la dotation en personnel.

L’administrateur de subventions est tenu d’assurer que les documents d’approbation s projets et les accords juridiques sont préparés conformément aux politiques et aux procédures du CRDI.  L’administrateur de subvention est également chargé de l’examen des rapports financiers et des factures afin d’établir le niveau approprié de paiement et de débours.

L’administrateur de subventions est comptable de la saisie d’informations actuelles et exactes dans les systèmes intégrés du CRDI.  L’administrateur de subventions coordonne également les activités liées aux déplacements effectués dans le cadre d’un projet ou d’un programme (de l’ordre de plus de 5 millions de dollars ou à hauteur de 5 % des dépenses de programme totales du CRDI.

L’administrateur de subventions reste en contact constant avec les administrateurs de programmes, ainsi qu’avec les bénéficiaires (particuliers et institutions) afin d’assurer l’exécution harmonieuse des projets subventionnés par le CRDI. L’administrateur de subventions s’assure que l’on suit les politiques et les règlements administratifs du CRDI et fait preuve de souplesse, de créativité, d’ingéniosité et de jugement quand il faut interpréter les politiques et appliquer les règlements à des circonstances nouvelles ou différentes.