Adjoint aux conférences et au soutien administratif (h/f)

Résumé des fonctions

Sous la direction du chef, l’adjoint aux conférences et au soutien administratif est chargé d’aider à l’organisation et à la mise au point des détails administratifs des réunions, conférences et événements spéciaux qui se tiennent dans les installations de conférence situées au 8e étage du Centre et de s’acquitter de la coordination de services administratifs et logistiques divers à l’appui des activités de la Section.

L’ adjoint aux conférences et au soutien administratif est responsable du suivi et de la mise à jour de l’ensemble de formulaires, contrats et modèles utilisés dans les fonctions de gestion d’événements ainsi que de l’administration du site intranet des Services de conférence.

L’adjoint aux conférences et au soutien administratif représente le premier contact chargé de répondre aux demandes des clients adressées par téléphone, en personne, messages vocaux mis en attente et courriels et d’assurer que ces demandes sont traitées conformément au niveau de prestation de services appropriés.

Tâches et responsabilités principales

Seconder le coordonnateur dans la planification et gestion de la logistique et de l’administration de conférences, ateliers et autres événements qui ont lieu dans les locaux du CRDI. Entretenir des rapports cordiaux et empreints de professionnalisme avec les clients externes et internes et effectuer des inspections sur site pour mettre en valeur les installations de conférence. Fournir de l’information sur les installations du Centre aux clients externes afin d’obtenir des réservations.

Participer aux réunions avec les clients pour s’enquérir de leurs besoins, fournir des conseils et recommander les installations et les services répondant à leurs besoins. Déterminer les besoins en tenant compte des objectifs de la réunion et recommander l’aménagement indiqué. Établir et soumettre les estimations de coûts à l’approbation du chef.

Veiller à la disponibilité et à la réservation des installations et des équipements qui conviennent aux besoins et à l’agenda du client.  Prendre les dispositions utiles en vue de répondre aux exigences techniques internes.

Préparer les commandes de chaque événement et veiller à ce que l’information nécessaire soit donnée. Préparer les contrats officiels destinés aux usagers externes et les porter à la signature du chef.

Préparer les programmes quotidiens et les listes dressées par les clients, les échéanciers, les besoins concernant les denrées alimentaires et les boissons dans l’ordre chronologique. Assurer l’exactitude dudit document. Prévoir les écriteaux appropriés à l’extérieur des salles de réunion.

Prévoir avec les fournisseurs externes la location du mobilier, des couverts et d’autres articles spéciaux au besoin. En cas de nécessité, prêter main-forte au personnel de cuisine ou d’étage afin de veiller au respect du calendrier.

Rencontrer les visiteurs aux installations de conférence du CRDI, y compris les participants à la réunion, les gouverneurs du centre, les ministres, les ambassadeurs et les autres dignitaires. Agir comme personne-ressource auprès des clients au cours des conférences et des événements spéciaux. Répondre aux demandes de changement dans les services, et régler immédiatement les problèmes liés aux installations et à l’équipement.

Assurer l’entretien et l’achat des fournitures de bureau et des équipements nécessaires au bon fonctionnement des réunions organisées par la Section, produire et porter à la signature du chef les demandes d’achat et d’approvisionnement, demeurer en contact avec la Section des achats jusqu’à réception des biens commandés, organiser et tenir les dossiers opérationnels de la Section, traiter les dépenses par cartes A et V sur EPIC pour le compte du chef et tenir à jour les dossiers.

S’assurer du bon entretien des installations du 8e étage et de l’état de service de l’équipement et conseiller le chef, le cas échéant.  Commander des drapeaux au besoin pour la salle de Conseil.

Assurer la liaison avec le bureau du président en ce qui a trait aux services de traiteur nécessaires et prendre les dispositions utiles en matière. Faire office de personne-ressource à l’occasion des réunions du CHD et régler les détails concernant les installations et les services de traiteur. Faire office de personne-ressource et donner du soutien aux membres du Conseil des gouverneurs au cours des réunions inscrites au calendrier.

Seconder le chef dans les démarches de prospection de nouveaux clients en aidant aux campagnes de publicité et aux ventes par téléphone. Promouvoir de manière active les installations de conférence du CRDI auprès de clients éventuels.

S’assurer que les installations du 8e étage sont dûment fermées quotidiennement à 17 h, que tous les invités ont quitté les lieux, que les denrées périssables sont placées dans les réfrigérateurs, que les réfrigérateurs et les portes des armoires sont bien verrouillés, que tous les équipements audiovisuels du CRDI sont fermés, que toutes les bougies ou autres flammes nues sont éteintes, que tous les appareils électroménagers tels que soupières, cafetières, etc. sont fermés et débranchés.