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Adjoint administratif (h/f) - Politiques et planification

Résumé des fonctions

Sous la responsabilité du directeur, fournir de l’aide opérationnelle et administrative au directeur et à l’équipe de la division (comprenant l’Analyste principal de politiques et l’Agent de recherche).

Le titulaire doit notamment effectuer une variété de tâches administratives, de recherche, coordination et services de soutien aux opérations contribuant ainsi à l’efficacité du groupe au complet.

Tâches ou responsabilités principales

Responsabilités administratives

  • Gérer les activités opérationnelles et administratives quotidiennes du directeur, c.‑à‑d. filtrer la correspondance, répondre aux demandes de renseignements non techniques par correspondance et au téléphone, rédiger de la correspondance sur des demandes de renseignements générales pour la signature du directeur, réunir et résumer l’information nécessaire pour préparer une réponse du directeur;
  • Être la personne contact pour les communications avec les autres parties du Centre incluant les bureaux régionaux, en ce qui a trait aux politiques et la planification;
  • Coordonner la préparation de documents de la division; faire la mise à jour des plans de travail et assurer le respect des échéanciers;
  • Obtenir, regrouper et extraire des renseignements de dossiers, de publications, de la bibliothèque et de bases de données du Centre, ainsi que d’autres sources, de son propre chef ou à la demande du superviseur, afin de préparer des documents et des documents d’information. Effectuer des recherches pour fournir de l’information à des clients de l’intérieur et de l’extérieur, souvent toutes urgentes, en utilisant des bases de données du Centre et Internet;
  • Fournir les renseignements aux interlocuteurs internes et externes, souvent de façon urgente, utilisant les bases de données du Centre et l’internet;
  • Coordonner des arrangements administratifs et logistiques pour des visiteurs, prendre des rendez-vous et organiser des présentations pour le personnel du Centre, réunir et fournir des renseignements et des documents d’information;
  • Aider les membres de l’équipe à préparer leurs voyages : obtenir les visas, obtenir l’autorisation de voyager, réserver les hôtels et compléter les demandes de remboursement;
  • Maintenir les dossiers de la division et les autres sources d’information afin de fournir rapidement les renseignements lorsque requis;
  • Superviser le personnel temporaire recruté pour faire face aux surplus de travail;
  • Maintenir le site web de la division;
  • Rédiger les contrats de services professionnels en collaboration avec le personnel de l’administration des subventions;
  • Vérifier les rapports téléphoniques et les distribuer à ceux qui relèvent directement du directeur;
  • Effectuer le contrôle et les achats de fournitures de bureau;
  • Fournir de l’orientation, des conseils et de l’aide aux nouveaux membres du personnel du domaine de programme ou de la division, c.‑à‑d. les informer au sujet des programmes et des procédures du Centre, des systèmes et des programmes informatiques, organiser des rendez-vous avec des membres clés du personnel du Centre, réacheminer les questions aux personnes-ressources compétentes au Centre, et organiser la création de comptes de courrier électronique et de téléphone;
  • Organiser des ateliers, des conférences, des séminaires et d’autres réunions spéciales, et  notamment établir les premiers contacts avec les participants, préparer la documentation à distribuer et répondre au besoin aux demandes particulières des participants. En collaboration étroite avec des membres du personnel de la Division de l’administration des subventions, préparer des contrats de consultation et des lettres de voyage; et
  • Organiser les déplacements du directeur au Canada et à l’étranger, c.‑à‑d. demander des itinéraires provisoires, des renseignements sur les prix des billets et les visas directement aux consulats, communiquer avec des hôtes dans leur pays pour organiser des réservations d’hôtel, prendre des rendez-vous, préparer des autorisations de voyage et traiter des frais de déplacement.

Responsabilités financières

  • Tenir les renseignements et les processus budgétaires qui ont trait à la division, c.‑à‑d. utiliser les technologies d’information disponibles pour produire des chiffriers et assurer des suivis;
  • Vérifier les demandes de remboursement de voyages de la division et en assurer le respect des politiques; 
  • Fournir une ébauche du budget opérationnel au directeur à chaque année; et
  • Coordonner au nom du directeur, les demandes et l’information requise pour le fond de programme spécial.  Assure le suivi des crédits en rapport au budget global. Assurer que les procédures et que les pièces justificatives sont fournies.