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Cómo solicitar y administrar una beca de investigación del IDRC

Sayan, Veena & Shashank checks the Calibration of WL Sensor at Jakkur Lake in Banglore, India
IDRC/Atul Loke

Cómo solicitar una subvención para investigación del IDRC

¿Qué apoyo financiero ofrece el IDRC a los investigadores dedicados al desarrollo internacional?

El IDRC ofrece subvenciones, fondos y becas a investigadores e instituciones para encontrar soluciones a los desafíos globales del desarrollo.

Existen dos tipos básicos de subvenciones: subvenciones competitivas y subvenciones institucionales.

¿Cómo sé si mi propuesta resulta elegible?

¿Cómo solicito una subvención para investigación?

Los postulantes deben completar el kit de Solicitud de subvención para investigación del IDRC.

La información solicitada en el kit es la mínima exigida por el Centro, por lo cual todas las respuestas son obligatorias (a menos que se indique que son opcionales). En caso de no presentar toda la información obligatoria y los documentos exigidos, o si la documentación no está firmada, se producirán demoras en el procesamiento, y es posible que se rechace su solicitud.

Antes de postularse

✔ Lea el formulario de Solicitud de subvención para investigación del IDRC para saber qué información deberá presentar.

✔ Revise los Términos y condiciones generales del acuerdo de subvención para asegurarse de que su organización comprende los términos y tiene la capacidad de respetarlos. Estos términos representan las prácticas de trabajo normales del IDRC y reflejan el marco financiero y de gobernanza subyacente.

✔ Verifique la situación jurídica de su organización. El IDRC solo puede financiar a personas jurídicas. Las organizaciones canadienses deben ser personas jurídicas y tener un número de identificación de la Agencia Canadiense de Ingresos (CRA por sus siglas en inglés).

✔ Asegúrese de que su concepto o idea esté en línea con las prioridades y los programas del IDRC.

El kit de solicitud de subvención del IDRC: un recorrido rápido

Características generales

El kit incluye hipervínculos a documentos que son obligatorios o que ofrecen orientación esencial para preparar la solicitud. 

  • El IDRC no reembolsará ningún costo en que se incurra para preparar y presentar la solicitud ni ningún costo en que se incurra antes de que el Centro apruebe la subvención.
  • Toda la información de su solicitud (incluidos los materiales justificativos) está sujeta a divulgación, de acuerdo con lo dispuesto por la Access to Information Act (Ley de Acceso a la Información) o la Privacy Act (Ley de Privacidad) de Canadá.
  • El IDRC acepta propuestas de proyectos redactadas en inglés, francés o español.
    • Todo documento original que no se encuentre disponible en inglés, francés o español debe ir acompañado de una traducción certificada. 
    • Si la propuesta original se encuentra en español, el proponente debe preparar un resumen ejecutivo en uno de los idiomas oficiales del IDRC (inglés o francés).
  • La documentación debe indicar con claridad el nombre de la institución.

Notificación de la aprobación

Los plazos para la toma de decisiones con respecto al financiamiento varían, dependiendo de la fecha de recepción de la propuesta completa definitiva y del presupuesto definitivo de la propuesta.

Antes de la firma definitiva

Consideraciones especiales: procedimientos de cada país

En algunos casos, el IDRC ha entablado acuerdos para la cooperación científico-técnica con los gobiernos de los países donde respalda proyectos. En los casos en que existan dichos acuerdos, el IDRC puede requerir un proceso de aprobación adicional o alternativo a fin de cumplir con estos acuerdos. De lo contrario, los beneficiarios deben seguir el proceso de aprobación vigente que solicita la autoridad gubernamental. Por lo general, un organismo nodal o coordinador del gobierno se encuentra a cargo de este proceso (esto puede variar según la jurisdicción).

Un representante de administración de subvenciones del IDRC informará al solicitante seleccionado si debe seguir algún procedimiento específico para su país. Solo se celebrará un acuerdo de subvención si se obtiene autorización previa por parte del país. En casos en los que el beneficiario trabaje con subbeneficiarios, los requisitos del país que se apliquen a ellos también se documentarán en el acuerdo de subvención. Es responsabilidad del beneficiario garantizar que los subbeneficiarios cumplan estos requisitos.

Cómo administrar la subvención del IDRC para investigación

¿Cuáles son mis responsabilidades una vez firmado el acuerdo de subvención?

El IDRC ha aprobado una subvención de proyecto para su institución. Una vez que se haya firmado el acuerdo de subvención (donde se indica que usted acepta los términos y las condiciones), se considera que los fondos están legalmente asignados y pueden utilizarse.

Como beneficiario de una subvención del IDRC, se espera que usted se encargue de lo siguiente:

  • Dirigir los aspectos técnicos de las actividades.
  • Aplicar controles financieros adecuados.

La administración del proyecto constituye una parte fundamental del proceso de investigación. Al contar con datos financieros y administrativos oportunos, es posible hacer un seguimiento del progreso de las actividades en curso y asegurarse de que las actividades del proyecto cuenten con los recursos necesarios para proceder de forma puntual y de acuerdo con el presupuesto. Esto también permite que el personal del IDRC vea la evolución de los aspectos administrativos, financieros e investigativos del proyecto. Esta información es fundamental para la rendición de cuentas propia del IDRC frente a los contribuyentes de Canadá y a los organismos de financiamiento.

Comprender perfectamente los procesos administrativos es la mejor manera de garantizar el desembolso puntual de los fondos. Todos los miembros de su institución que participen en la administración de los fondos deben leer este documento, junto con el acuerdo de subvención que le envía el IDRC. Es esencial que los investigadores y los empleados administrativos colaboren entre sí para garantizar que los aspectos fundamentales y financieros de los proyectos se administren de manera eficiente.

Su documento de base: el acuerdo de subvención

Rendición de cuentas: informe sobre el cumplimiento del proyecto

Los productos del proyecto y los informes técnicos y financieros deben presentarse a tiempo como condición para recibir los adelantos. Si la documentación no se presenta o está incompleta, se producirán demoras en los pagos del proyecto. El acuerdo de subvención del IDRC especifica el tipo de producto y la frecuencia con la que deben presentarse los informes técnicos y financieros.

Como se señala a continuación, todos los productos del proyecto y los informes técnicos y financieros deben presentarse dentro del cronograma establecido en la Parte 3: Establecimiento de hitos del proyecto del acuerdo de subvención. Todos los productos del proyecto, incluidos los informes técnicos y financieros, deben enviarse de forma electrónica a través de IDRC Connect.

Cómo se desembolsan las subvenciones del IDRC

Las subvenciones del IDRC se desembolsan de acuerdo con el cronograma de hitos que se describe en el acuerdo de subvención (Parte 3: Establecimiento de hitos del proyecto).

El cronograma de pagos refleja el flujo de efectivo que podrá prever el beneficiario del IDRC de acuerdo con lo indicado en el presupuesto de la propuesta o, si se envió antes de su aprobación, en el plan de trabajo del proyecto. El pago inicial depende de que todas las partes firmen el acuerdo de subvención. Los pagos intermedios se liberan de acuerdo con el progreso de las actividades del proyecto, una vez que el Centro haya recibido y aprobado los entregables requeridos.

Los pagos durante el ciclo de vida del proyecto se determinan según una proyección presentada por el beneficiario del IDRC. Esta proyección se debe presentar en la moneda de trabajo de la institución, y el pago se convierte a dólares canadienses al tipo de cambio vigente en ese momento. Por lo tanto, es importante registrar e informar todos los gastos y los pagos del proyecto en la moneda de trabajo del proyecto. Una vez que el proyecto se cierra, el pago final se ajusta para reflejar las variaciones en el tipo de cambio. Cualquier déficit debe absorberse como parte del aporte de la institución al proyecto.

Importancia de los informes

Los informes técnicos y financieros son una condición para seguir recibiendo adelantos de los fondos y el pago final del proyecto. Si la documentación no se presenta o está incompleta, se producirán demoras en los pagos del proyecto. El IDRC analiza los informes técnicos y financieros para determinar su exactitud y su exhaustividad técnica y financiera.

El análisis de los informes que lleva a cabo el IDRC se centra en tres aspectos:

  • Recibos de la subvención y tipos de cambio.
  • Variaciones entre los gastos reales y los previstos, y la explicación de estas variaciones.
  • Flujo de efectivo, para determinar el monto del pago siguiente.

La persona de contacto técnico o administrativo del IDRC podrá solicitar que se aclaren los detalles anteriores. Una vez que se presente toda la información faltante, se completará el análisis del IDRC y se procesará el siguiente pago (si se demuestra y se respalda la necesidad de efectivo).

Seguimiento de la subvención

El seguimiento es un mecanismo mediante el cual el IDRC se asegura de que los beneficiarios usen los fondos que reciben para el objetivo previsto y, en consecuencia, generen los productos técnicos deseados (y, en última instancia, contribuyan al desarrollo). 

El seguimiento también permite controlar los riesgos identificados antes del comienzo del proyecto y los que surjan durante la investigación. El aprendizaje generado a partir del seguimiento contribuye a cumplir los objetivos del proyecto y alcanzar resultados. Además, le permite al IDRC obtener información esencial sobre la evolución de los temas científicos y de políticas, y el desempeño de las instituciones al llevar a cabo la investigación.

Qué esperar cuando el IDRC hace un seguimiento del proyecto

El seguimiento del proyecto suele tener lugar en momentos establecidos durante el ciclo de vida del proyecto y en cualquier otra ocasión en la que surjan oportunidades o dificultades significativas. El seguimiento del proyecto que lleva a cabo el IDRC puede adoptar muchas formas, por ejemplo:

  • Llevar a cabo visitas al proyecto o al sitio por parte del IDRC o de asesores.
  • Asistir a talleres, conferencias u otros eventos.
  • Revisar informes técnicos y financieros.
  • Intercambiar correos electrónicos.
  • Efectuar llamadas por teléfono o por Skype.
  • Realizar visitas institucionales.
  • Preparar informes a financiadores externos.
  • Leer productos de comunicación, como artículos o trabajos académicos, o bien ver y escuchar trabajos audiovisuales.
  • Realizar un análisis de las tecnologías desarrolladas en el proyecto.
  • Crear sistemas de registros.
  • Llevar a cabo encuestas y cuestionarios.

¿Cómo debo manejar los cambios imprevistos?

Aunque se deben respetar todas las condiciones especificadas en el acuerdo de subvención, el IDRC comprende que pueden presentarse situaciones que exceden el control del beneficiario. Comuníquese de inmediato con el IDRC si enfrenta dificultades significativas durante la ejecución de su proyecto. Según la situación, puede considerarse modificar el contrato de subvención.

Los cambios en el proyecto deben documentarse y solicitarse por escrito lo antes posible. Las solicitudes de extensión del proyecto deben presentarse antes de su fecha de finalización. Es importante señalar que cualquier desviación del plan de trabajo original y del presupuesto aprobado del proyecto debe ser aprobada previamente por la persona de contacto técnico del IDRC. Los cambios en el proyecto se documentan en un acuerdo de subvención modificado, que deben firmar todas las partes.

Finalización y cierre del proyecto

¿Necesita ayuda?

Si tiene preguntas adicionales sobre los procedimientos y las condiciones, comuníquese con el oficial responsable o con la persona de contacto administrativo identificada en su acuerdo de subvención.

Anexo 1: Lista de verificación para informes financieros

Solo se aceptará su informe si ha incluido toda la información necesaria que se detalla a continuación. Los informes incompletos se devolverán, y se demorará el procesamiento de los pagos.

⛔ Esta lista de verificación debe adjuntarse como primera página de su informe financiero. ⛔

A medida que avance en los pasos, verifique ✔ cada elemento aplicable

Todas las guías y todos los formularios

Ubique las guías y formularios que necesita como solicitante de subvención de investigación del IDRC, como beneficiario exitoso y solicitante de becas y premios.