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Sources d'aide supplémentaires

Réponses aux questions de l'animateur

Consignes relatives à l'envoi de messages

Lectures

Sources d'aide supplémentaires

Réponses aux questions de l'animateur

0. Comment me faut-il supprimer des messages ?

   Vous ne pouvez supprimer un message une fois communiqué, mais vous pouvez transmettre un message de suivi avec des corrections ou des explications. 

1. À quelle fréquence devrais-je faire circuler les règles établies par le groupe ?

   La fréquence de cette mise en circulation varie selon les groupes. Si la composition de votre groupe se renouvelle périodiquement, il est bon de retransmettre les règles à quelques mois d'intervalle ou lorsque vous constatez l'arrivée de plusieurs nouveaux abonnés. Quand surgit un problème en relation avec ces règles, vous pouvez remettre ces dernières en circulation pour rappeler à tout le monde le code de conduite collective. 

2. Un des utilisateurs cite toujours tout le message auquel il répond et ajoute ses commentaires à la fin. Que dois-je faire ?

   Vous lui envoyez un message privé de courriel où vous exposez le tort qu'il cause aux autres membres du groupe et lui indiquez la façon de citer sélectivement. Vous lui rappelez que ses commentaires peuvent être « perdus » si les gens ne peuvent aisément les repérer. Donnez-lui un exemple de « citation efficace » et invitez-le à s'exercer plusieurs fois à vous répondre avant de revenir à la liste. 

3. Il y a des gens qui accaparent la discussion et d'autres qui se font trop discrets dans une liste. Comment parvenir à un meilleur équilibre ?

   Comme dans une animation en personne, vous devez veiller à ce que tout le monde participe à la discussion et faire de la place à ceux qui ne s'expriment pas. Enquérez-vous auprès de ces derniers des raisons de leur silence. Il faut aussi que, dans la liste, vous fassiez part de votre satisfaction à ceux qui se sont déjà exprimés et sollicitiez la participation de ceux qui sont moins actifs. Le moment est peut-être venu de vérifier auprès du groupe si la liste répond à ses besoins. Il faut voir si l'objet initial de la liste vaut toujours ou si l'on a besoin d'une liste supplémentaire pour une autre discussion. 

4. Tout le monde m'envoie directement des messages au lieu de les faire parvenir à la liste. Ma charge de travail s'en trouve doublée. Comment puis-je mettre fin à cette pratique ?

   D'abord, assurez-vous bien que le réglage de votre liste électronique dirige les réponses vers la liste. Vous pouvez vérifier vous-même ou poser la question au fournisseur d'accès Internet. Si la liste est correctement réglée, il est possible que les gens ne sachent au juste si leurs messages sont pertinents, auquel cas ils vous écriront à vous pour ne pas commettre de bévue. Rappelez aux gens qu'ils peuvent à loisir envoyer directement des messages à la liste. Vous pouvez également rappeler au groupe, pour qu'il soit plus à l'aise, à quoi sert la liste et quelles sont les questions qui doivent y être traitées. 

5. Une liste est exploitée depuis six mois et quelqu'un se joint au groupe. Comment l'intégrer ?

   Selon le mode d'établissement de votre liste, vous aurez bien des façons de mettre les nouveaux venus au courant. Tant que votre fichier « info » sera à jour, ils auront une bonne idée de l'objet de la liste et de la façon de participer. Vous pouvez les renvoyer à tout résumé des travaux du groupe que vous avez récemment dressé. Si votre liste a une fonction d'archivage, vous pouvez leur faire d'abord parcourir les messages archivés en guise de rattrapage. Il faut toujours accueillir les nouveaux venus dans une liste et effectuer un suivi par message privé de courriel pour voir comment ils se débrouillent. 

6. J'exploite une liste où l'information sur un sujet vient de diverses sources. Comment puis-je éviter que des messages en double ne viennent ennuyer les gens ?

   Voici trois solutions possibles: 

   1. On peut « diriger » la liste, c'est-à-dire que chaque message parvient au titulaire de liste, qui s'assurera que les rapports ne sont pas envoyés en double.
   2. On peut prendre des dispositions avec le groupe pour qu'un membre ait la responsabilité exclusive de s'occuper d'une question en particulier.
   3. On établit deux listes: une liste ouverte à tout le monde est consacrée à la discussion, aux nouvelles, etc., tandis qu'une liste « dirigée » sert uniquement aux rapports.
7. Des virus peuvent-ils se transmettre par des listes électroniques ?

   Le phénomène est possible, mais on peut prendre des précautions pour l'éviter. La bonne nouvelle est qu'on ne peut attraper un virus en échangeant des messages ASCII (message textuel). En revanche, il faut que chacun utilise un logiciel antivirus courant si la liste doit servir à l'échange de fichiers annexés. 

Consignes relatives à l'envoi de messages

Le message doit être concis 

Un message doit tenir dans un ou deux écrans au plus. Dans le Sud plus particulièrement, bien des gens paient en fonction de la taille et du nombre de messages qu'ils reçoivent. Tenez bien compte de cette contrainte et renvoyez les gens à des sources complémentaires d'information (vous-même, URL, etc.). 

Le message doit être lisible 

Assurez-vous que vos messages textuels sont faciles à lire. Laissez des lignes en blanc pour les aérer et soignez la présentation autant que vous le feriez pour un document plus officiel. 

On doit adresser correctement les messages 

Il faut être sûr d'envoyer ses messages à la bonne adresse de liste. Souvent, une liste comporte plusieurs adresses, celle du titulaire, celle de la liste proprement dite et celle de l'ordinateur qui l'exploite. Si vous répondez à un message, aucun problème ne devrait se poser, car les réponses devraient directement parvenir à la liste. 

On surveille son langage 

Si les abonnés de votre liste ne parlent pas tous la même langue, évitez le jargon ou les idiotismes sauf si vous en fournissez le sens. Si votre groupe emploie plusieurs langues, gare aux caractères avec accents. Il est préférable de dépouiller un texte de ses accents, sauf si on vous confirme que les logiciels utilisés par les membres du groupe peuvent traiter les accents. 

On donne un titre clair à ses messages 

Si vous envoyez un nouveau message ou une réponse, vérifiez que la mention d'objet traduit bien la teneur de la communication. Indiquez bien vos sujets pour que le lecteur ait une idée de ce qui l'attend. 

Employez des rubriques comme « Manifestation », « Nouvelles », «<NOBR> </NOBR>Information », « Projet », « Urgent » ou « Résumé » et donnez un peu de contexte. Limitez-vous à 35 caractères (espaces compris) pour que la mention d'objet soit très facile à comprendre. Exemple: PROPOSITION: Réseau mondial des femmes. 

Les messages textuels sont les plus faciles 

Envoyez seulement des messages textuels, et non des fichiers annexés, sauf si votre liste est expressément conçue pour en traiter. Quels que soient le matériel et les logiciels utilisés, tous peuvent lire un simple message textuel en direct (ce que l'on appelle aussi du texte DOS ou ASCII). S'il vous faut communiquer un fichier non textuel (document formaté en Word, chiffrier ou tableur, etc.), suggérez à ceux qui disposent des logiciels voulus pour exploiter le document qu'ils vous le demandent directement par message privé de courriel. 

On donne des choix 

Lorsque vous faites mention de ressources complémentaires, rappelez-vous que des gens peuvent ne pas jouir d'un accès intégral au Web dans votre groupe. Ayez soin d'indiquer d'autres façons d'obtenir l'information. Ainsi, vous pourriez fournir l'adresse d'une « passerelle » Web-courriel (voir la section Établissement de votre liste pour mieux vous renseigner à ce sujet). Autre possibilité, vous offrez d'obtenir l'information pour l'intéressé et la lui faites parvenir par courriel. 

On évite les caractères de fantaisie 

Si on utilise un logiciel de traitement de texte, on compose avec une police de taille 10 non proportionnelle (fixe) comme la police Courier pour prévenir tout envoi de messages « brouillons » où les lignes pleines s'entremêlent aux lignes tronquées (ce qui se produit avec des polices proportionnelles comme Times, pour ne citer que cet exemple). En cas de doute, envoyez-vous un message à vous-même en guise d'essai. 

On livre son identité 

Signez vos messages et inscrivez votre adresse de courriel. Certains logiciels ne saisissent pas le nom de l'expéditeur dans l'en-tête de message, rendant ainsi impossible tout suivi individuel. 

On utilise les messages privés de courriel, s'il y a lieu 

Si vous voulez avoir une discussion individuelle ou qu'un message vous a offensé, envoyez un message au seul intéressé. 

On cite sélectivement 

Il est fort utile de citer les messages envoyés antérieurement par quelqu'un d'autre si on le fait correctement. 

• Si le message a un en-tête long (il s'agit des mentions au haut du message où on voit comment celui-ci est passé de système en système jusqu'à sa destination ultime), on supprime tout sauf le nom et le numéro d'identification de la personne que l'on cite, ainsi que la date et la mention de l'objet de son message.
• On ne cite que les divers messages auxquels on répond et insère sa réponse juste après ces mentions pour que tout le monde puisse suivre plus facilement.
• On cite juste assez de texte pour bien marquer le développement apporté au point traité au départ.

On indique le ton que l'on adopte 

Le sarcasme, l'ironie et l'humour peuvent se retourner contre vous lorsque vous êtes en direct. Des « émoticônes » comme:-) ou:-((que l'on doit regarder de côté) expriment respectivement la joie et la déception. Lorsque vous les utilisez en fin de phrase, vous indiquez que vous ne prenez pas trop la chose au sérieux. 

On crée des messages à sujet unique dans la mesure du possible 

Il est ainsi plus facile aux gens de répondre à votre message. Si plusieurs points sont soulevés dans un message, la conversation bifurquera après s'être engagée sur un sujet en particulier, d'où la difficulté de repérer les bons textes quand vous en aurez besoin. 

On n'hésite pas à lancer un nouveau sujet 

Si votre propos ne cadre avec aucun des sujets déjà abordés, lancez une nouvelle discussion. Si vous répondez à un message, mais que votre réponse fait dévier la discussion, lancez le nouveau sujet et faites-le connaître aux gens dans votre réponse au message initial. Il est également bon de distinguer les documents (proposition, résumé, énoncé stratégique, etc.) qui naissent d'une discussion comme autant de sujets, ce qui en facilitera le repérage. Sinon tout sera enfoui dans les réponses apportées au message initial. 

On relit ses messages 

Une fois envoyé, un message ne peut être repris. Et si vous l'envoyez à un groupe, il circulera pendant un certain temps. Relisez-le avant de l'expédier -- surtout s'il traite d'une question délicate -- pour être sûr que les termes employés traduisent véritablement votre propos. Il est plus facile d'apporter des modifications à un message avant de l'envoyer que de se répandre après coup en excuses ou en explications auprès de tout un groupe. 

On ne crie pas 

Un message écrit en MAJUSCULES SEULEMENT est perçu comme un cri en direct. De tels caractères sont aussi blessants pour les yeux. Il est de règle d'employer des caractères ordinaires, bien que des gens tapent tout en minuscules à l'autre extrême, ce qui paraît cependant aussi généralement acceptable. 

On avertit avant d'envoyer de longs messages 

Si vous devez envoyer un long fichier, avertissez les destinataires au début du message de la taille et du contenu de ce fichier pour qu'ils puissent le sauter s'ils le désirent. Mieux encore, dites aux gens que vous avez le dossier sous la main et que, s'ils en manifestent le désir, vous pourrez le leur expédier par courriel. Les frais d'accès et de téléchargement sont particulièrement élevés dans le Sud. 

On transmet sélectivement 

Si vous envoyez à la liste un message provenant d'une autre source, réduisez le long en-tête et ne laissez que ce qui suffit à indiquer à tous la provenance du message. Fournissez les raisons pour lesquelles vous communiquez le message à tous. 

On demande la permission à l'auteur avant d'envoyer à la liste un message de courriel 

On vérifie toujours auprès de l'auteur d'un message privé de courriel avant de le faire parvenir à la liste. Il avait peut-être une raison que vous ignorez pour vous le faire tenir exclusivement. 

On limite les retransmissions 

Si l'on trouve, dans une source en direct, une information susceptible d'intéresser le groupe, on fournit la source au groupe plutôt que de retransmettre le message en entier (sauf s'il est véritablement concis). Les autres membres du groupe l'ont peut-être déjà vu dans leurs consultations en direct et ne tiennent pas à le recevoir. 

On tolère des façons plus relâchées de s'exprimer 

Les messages en direct sont généralement d'un style relâché. Bien des gens choisissent d'écrire en mêlant à leur façon majuscules et minuscules et se servent plus volontiers de la « ponctuation libre ». Vous constaterez également que les fautes d'orthographe sont bien plus fréquentes en direct qu'ailleurs. Les erreurs constituent plus la règle que l'exception, car les gens ont tendance à taper leurs réponses rapidement et sont conscients du temps qu'ils doivent passer à le faire. Évitez de condamner les erreurs sauf si elles se glissent dans des mentions critiques comme les adresses, les numéros de téléphone ou les URL. 

Lectures

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